Plantilla de Personal: qué es y cómo hacer una
La plantilla de personal es una herramienta esencial para tener un mapeo al más alto nivel de los equipos de trabajo. De esta forma, puedes tener a mano los datos de los colaboradores y equipos. Así, podrás tomar decisiones de forma ágil y precisa en relación a la situación laboral de cada empleado.
Sin embargo, ¿qué objetivos tiene crear este documento?, ¿cómo hacerlo de forma sencilla y concreta? En el siguiente artículo de Ninja Excel, explicaremos el paso a paso para que elabores una planilla que logrará ayudarte en tu gestión diaria. ¡Comencemos!
Plantilla de personal: ¿qué es?
Una plantilla de personal es un documento que establece de forma precisa y concreta, los roles, responsabilidades, salarios/remuneraciones y horarios de los trabajadores. Este registro puede presentarse en formato físico o digital, adaptándose a las necesidades de cada empresa.
También, la plantilla de personal puede incluir otro tipo de datos. A saber:
- ID del trabajador (si aplica)
- Departamento o área al que pertenece
- Tipo de contrato: si es indefinido, temporal, a plazo fijo, entre otras variables.
- Rol de cargo.
- Número de identificación: DNI, RUN o Pasaporte.
- Identificación de seguridad social.
- Género.
- Estado Civil.
- Email.
- Teléfono.
- Dirección de residencia.
En empresas pequeñas, las variables por trabajador se logran organizar en una lista más sencilla. Por el contrario, en organizaciones grandes, se utiliza junto con herramientas como organigramas o softwares especializados de Recursos Humanos. De esta forma, se logra gestionar jerarquías y dependencias para comprender cómo funciona el personal.
En suma, la plantilla de personal te ayudará a:
- Tener un planificar contrataciones.
- Analizar el desempeño del personal.
- Observar los datos que tienes y los que te faltan por completar.
- Prever necesidades futuras.
Te recomendamos leer 
Indicadores de desempeño: Definición, ejemplos y aplicación
5 objetivos para crear una plantilla de personal
Diseñar una plantilla de personal tiene como objetivo alinear los recursos humanos con los objetivos estratégicos de la organización. Es así como sus principales propósitos los enumeramos en lo siguiente:
- Asignar tareas de forma concreta: Tendrás una visión sobre las responsabilidades y roles de cargo de cada uno de los trabajadores.
- Evitar duplicidad o similitud en la descripción de los roles: Reduce confusiones para asegurar que funciones parecidas se superpongan entre los cargos.
- Optimizar la planificación de recursos: La plantilla de personal te ayudará a revisar las áreas o departamentos con menor o mayor cantidad de trabajadores. De esta forma, podrás hacer ajustes en la carga laboral.
- Tendrás un apoyo en decisiones estratégicas: Sirve como base para definir presupuestos o identificar vacantes críticas. Es así cómo tendrás datos para proponer planes de crecimiento o decrecimiento en personal.
- Garantiza y prioriza el cumplimiento normativo: Al tener una visión amplia y concreta de los datos, te permite hacer seguimiento actualizado de los datos sensibles sujeto a leyes .
Beneficios de una plantilla de personal efectiva
Las ventajas de implementar una plantilla de personal bien diseñada incluyen:
- Mejor organización: Centralizar datos clave agiliza la gestión administrativa y mejora la productividad.
- Análisis eficiente del desempeño: Permite medir objetivos y resultados, facilitando evaluaciones basadas en datos objetivos.
- Reducción de costos: Ayuda a evitar contrataciones innecesarias y maximiza el uso del talento disponible.
- Adaptación a cambios organizacionales: Proporciona flexibilidad para reestructurar equipos según las necesidades de la empresa.
¿Cómo Recursos Humanos puede usar una plantilla de personal?
Recursos Humanos utiliza la plantilla de personal como herramienta estratégica para optimizar procesos. Algunos de sus usos más relevantes son:
- Gestión de nóminas: Organiza remuneraciones, salarios, bonos, descuentos, deducciones y contratos para asegurar pagos correctos. De esta forma, se evita errores administrativos.
- Reducción de costos: Permite identificar áreas donde hay exceso de personal o duplicidad de roles, ayudando a optimizar recursos y reducir gastos innecesarios. Además, facilita el análisis de presupuestos laborales, garantizando que la inversión en talento esté alineada con las prioridades estratégicas.
- Monitoreo de rotación: Analiza tendencias de ingreso y salida del personal para reducir la rotación no deseada. Esta información es clave para identificar patrones que afectan la retención del talento y diseñar estrategias para mejorar la experiencia laboral.
- Planificar la sucesión de cargos: Facilita la identificación de empleados con potencial para asumir roles clave en el futuro. Al incluir datos sobre habilidades, desempeño y competencias, Recursos Humanos puede crear planes de desarrollo que preparen a estos trabajadores para avanzar en sus carreras.
- Planificación estratégica: Identifica roles clave y áreas críticas que requieren ajustes para alcanzar objetivos organizacionales. También permite analizar cómo las estructuras actuales respaldan los proyectos estratégicos, asegurando una alineación entre recursos humanos y metas corporativas.
Paso a paso para crear una plantilla de personal
- Identifica los roles clave: Define qué puestos son esenciales para las operaciones actuales y cómo podrían evolucionar según los objetivos de la empresa.
- Evalúa las necesidades del equipo: Revisa las funciones actuales y detecta áreas que requieran más personal o ajustes en la carga de trabajo.
- Estructura los datos de forma centralizada: Utiliza herramientas como Excel o software especializado para organizar roles, responsabilidades y datos contractuales.
- Recopila información detallada: Asegúrate de incluir competencias, experiencia, salario y tipo de contrato para cada trabajador.
- Capacita al equipo sobre el uso de la plantilla: Explica claramente cómo se actualizará y cómo contribuirá a mejorar la gestión laboral.
- Revisa y adapta regularmente: Actualiza la plantilla según cambios en la organización, como nuevas contrataciones, promociones o reorganizaciones internas.
Te recomendamos leer
Excel para Recursos Humanos: 6 sencillas planillas indispensables
¿Qué debe incluir una plantilla de personal?
Aunque los detalles pueden variar según la empresa, algunos elementos son esenciales:
- Datos básicos de cada trabajador: nombre, contacto, tipo de contrato.
- Roles y responsabilidades específicas por puesto.
- Formación y habilidades requeridas para cada rol.
- Indicadores de desempeño: metas individuales y grupales. KPI y/o OKR asociados a cada rol.
- Jerarquías organizacionales: supervisores directos y dependencias internas.
Complementar la plantilla de personal con un organigrama puede proporcionar una visión más clara de las relaciones jerárquicas y mejorar la comunicación interna.
Errores comunes al hacer una plantilla de personal
- No actualizar la plantilla periódicamente: Una plantilla desactualizada puede generar errores en nóminas, roles duplicados o falta de personal en áreas críticas.
- Definir roles de forma ambigua: La falta de claridad en las responsabilidades genera confusión en el equipo y dificulta el logro de objetivos.
- Incluir demasiada información: Un exceso de datos hace que la plantilla sea poco práctica. Esto puede dificultar su consulta en procesos clave.
- Desconectar la plantilla de las metas organizacionales: Si no se alinea con los planes estratégicos, la plantilla se vuelve inútil para tomar decisiones acertadas.
Ejemplo práctico: Si una empresa reduce personal y no actualiza la plantilla, puede asignar cargas excesivas a los trabajadores restantes. Es por ello, que esto puede afectar la productividad, aumenta el riesgo de rotación y deteriora el clima laboral.
Conclusiones
La plantilla de personal es una herramienta sencilla para cualquier organización que busque organizar los datos de sus colaboradores. Es así como una plantilla bien diseñada, mejora la asignación de roles, promueve un ambiente laboral más equilibrado. Además, permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables.
Preguntas Frecuentes
Explora algunas de las preguntas frecuentes sobre la planilla de personal
Se recomienda hacerlo cada trimestre o después de eventos clave. Por ejemplo, contrataciones masivas, reestructuraciones internas o cambios estratégicos del negocio u organización. Mantener la plantilla de personal actualizada asegura que refleje las necesidades reales del equipo.
Sí, herramientas como Buk automatizan tareas como la planificación de turnos, el seguimiento de ausencias y la generación de reportes.
Esto ahorra tiempo al eliminar procesos manuales, como el cálculo de horas trabajadas, y mejora la precisión al reducir errores humanos. Además, estos softwares permiten integrar la plantilla de personal con otras funciones de Recursos Humanos, ofreciendo una visión completa de la organización.
Un diseño claro reduce la ambigüedad en las responsabilidades, lo que evita conflictos y mejora la colaboración entre equipos. Además, permite equilibrar las cargas de trabajo, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción del equipo.
Nicolás Cortés
Periodista y editor de contenidos en Ninja Excel con 5 años de experiencia en tratar temas de recursos humanos y capacitación corporativa. Me apasiona investigar y crear contenido práctico y relevante que ayude a los profesionales a mejorar sus habilidades y conocimientos en el ámbito laboral. Si buscas información clara, concisa y enfocada en resultados, ¡estás en el lugar correcto!