Indicadores de desempeño: Definición, ejemplos y aplicación

Los indicadores de desempeño son fundamentales para toda empresa u organización. 

Haciendo una analogía, si nuestra empresa fuera un barco tendría como uno de sus objetivos llegar a puerto sano y salvo. Para ello, necesitamos saber una serie de indicadores para conocer el estado actual del clima o del barco mismo. Por ejemplo, la dirección y velocidad del viento, el nivel del mar, el índice de humedad o la cantidad de combustible disponible. Estos y otros indicadores servirán para tomar decisiones y saber si estamos haciendo lo correcto para llegar a nuestro objetivo.

Para ello y más, es útil saber respecto a los indicadores de desempeño. Sumérgete en este artículo de Ninja Excel, donde definiremos lo que son estos indicadores, algunos ejemplos y cómo podemos crear uno ajustado a la necesidad de cada empresa. 

Indicadores de desempeño: ¿Qué son? Definición

Los indicadores de desempeño lo definimos como instrumentos de medición cuantificables, esto respecto al rendimiento de una persona o un área para alcanzar un objetivo específico en un periodo determinado de tiempo. 

El propósito de establecer un indicador es tener “un valor de referencia a partir del cual, se puede establecer una comparación entre las metas planeadas y el desempeño logrado”.

Los indicadores de desempeño, nos debe proveer información certera, “acerca del funcionamiento de nuestra organización permitiendo la evaluación de resultados.”

KPI’s: ¿Qué significa? 

Usualmente representa una confusión cuando se habla de indicadores de desempeño y KPI’s. Como sabemos, KPI es un acrónimo de Key Performance Indicators, que en español significa indicadores claves de desempeño o rendimiento. Pero ¿qué diferencia hace agregar la palabra “clave”?

En simple, un indicador o métrica estándar es solamente el número que indica el valor de una variable. Por ejemplo, el monto de facturación del área de ventas o incidencias atendidas en servicio a cliente, pueden ser simplemente cifras. Sin embargo, al agregar más variables “claves” lo podemos transformar en un KPI.

De acuerdo con KPI.org, los KPI brindan un enfoque para la mejora estratégica y operativa, También “crean una base analítica para la toma de decisiones y ayudan a centrar la atención en lo que más importa”. Siguiendo esa línea, desde el sitio web Pensemos, agregan que los KPI proporcionan “la información sobre el desempeño que permite a las organizaciones (o sus stakeholders) comprender si la organización está o no en el rumbo hacia las metas”. 

La gestión con el uso de KPI incluye el establecimiento de objetivos (el nivel deseado de rendimiento) y el seguimiento del progreso de esos objetivos.

¿Cuál es la importancia de establecer indicadores de desempeño?

Concretamente, establecer indicadores de desempeño ayudarán e impactarán en las acciones de tu organización. Aquí te ejemplificamos algunas razones. 

1) Mejorar la gestión interna de una organización para el cumplimiento de sus objetivos. 

2) Aumentar la eficiencia en la asignación de los recursos. 

3) Mejorar la transparencia frente a los agentes internos y externos. 

4) Realizar el seguimiento al logro de los objetivos y productos estratégicos de una organización u empresa a favor de su objetivo.

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¿Cuáles son los tipos de indicadores de desempeño? 8 principales

Estos indicadores los podemos categorizar según el propósito que tienen.  Es así como podemos clasificarlos según:  

1. Indicadores cuantitativos: Se pueden presentar con un número en particular. Porcentajes, proporciones, números enteros o fracciones para mostrar calificaciones, puntajes, conteos, etc.
2. Indicadores cualitativos: A partir de una cifra, nos indica una característica o una cualidad determinada. Por ejemplo, una encuesta de satisfacción de los trabajadores puede ser un ejemplo de datos que entregan valiosa información sobre la cualidad de tu organización. 
3. Indicadores de retroceso: estos indicadores comparan el desempeño actual de una empresa con su desempeño anterior en un periodo de tiempo específico.  De acuerdo con Simple KPI, son fácil de medir, pues es un valor sencillo que indica la mejora o no de un proceso. Por ejemplo, el número de unidades producidas en un proceso de fabricación entre el primer y segundo trimestre del año en curso.  
4. Indicadores de entrada: Estos indicadores rastrean los recursos necesarios para generar el resultado esperado de una acción, tarea o estrategia. De esta forma, la organización sabrá los recursos disponibles antes de aventurarse a nuevas acciones. 
5. Indicadores de salida:  Miden la efectividad de un proceso en particular. Por ejemplo, mantener una alta tasa de retención de tus colaboradores, indicarán lo bueno de tu programa de bienestar laboral u otros beneficios. 
6. Indicadores de procesos: Los indicadores de proceso representan la eficiencia del proceso de una empresa u organización y la eficacia con la que funciona.
7. Indicadores direccionales:  Ayudan a determinar el éxito de la empresa en comparación con los competidores. 
8. Indicadores financieros:  Son indicadores de rendimiento que suelen centrarse en los ingresos y los márgenes de beneficio. Por ejemplo, indicadores de liquidez, rentabilidad o solvencia. 

¿Cómo crear un indicador de desempeño?

Si ninguno de los indicadores de desempeño antes presentados sirve para alcanzar tus metas y objetivos, ¡no hay problemas! A continuación, te entregaremos una serie de tips para elaborar los indicadores de desempeño.

1. Determina el objetivo final

Crear un indicador será esencial para tener una visión holística de los objetivos individuales y de la organización. “Sin una visión clara, corre el riesgo de trabajar en algo que, en última instancia, desperdicia tiempo, energía, dinero y recursos”, indican desde Indeed. 

2. Haz preguntas que apuntan a lo “clave”

Desarrollar preguntas para determinar el cumplimiento de objetivos. En un inicio puedes verlo como preguntas muy abiertas. Sin embargo, es un punto de partida para luego aterrizar los indicadores hacia propósitos más concretos. Ejemplo de preguntas clave son: 

• ¿Qué resultado quiero lograr?
• ¿Por qué es importante ese resultado?
• ¿Cómo puedo definir el progreso?
• ¿Cómo puede afectar el resultado?
• ¿Cómo sabré que he alcanzado mi objetivo final?

3. Contrasta la información disponible 

Antes de establecer el indicador de desempeño, verifica si otra área o colaborador ya está recopilando esa información.  “La recopilación de datos existentes también ayuda a establecer un objetivo realista para el indicador”. 

4. Recopilar datos de apoyo

En el camino para desarrollar los indicadores, la investigación es importante. Sugerimos recopilar toda la información de valor que esté disponible. Siempre es pertinente echar una mirada a las tendencias de las industrias, datos demográficos, actualizaciones de tecnologías, etc. 

Si bien, puede ser una base e inspiración los indicadores antes presentados, también es importante ver lo que funciona para tu empresa. 

5. Establece la frecuencia 

Se debe determinar cómo y cuándo se hará la medición del indicador. En esto también, se debe incluir la herramienta que utilizará para extraer los datos por adelantado.

Ten presente: los indicadores de desempeño pueden evolucionar y actualizarse. A medida que los negocios evolucionan, es importante revisar y ajustar los indicadores para reflejar esos cambios. 

6. Establecer objetivos a corto y largo plazo 

No alcanzar un objetivo no significa que seleccionar un determinado KPI fuera un error. Es posible que, de ocurrir este escenario, podamos leer los datos desde otra perspectiva. Por ejemplo, si tienes una meta de 3500 clientes satisfechos con tu servicio en un año, puedes separar esa meta por trimestre o por mes. 

7. Asignar un responsable del indicador 

Una persona responsable de hacer seguimiento a un indicador es fundamental. La persona a cargo de ver el indicador de desempeño, debe tener en cuenta la evaluación, la recopilación e interpretación de datos. Además del seguimiento y la presentación de los indicadores. 

8. Compartir y presentar los indicadores de desempeño

Integrantes del equipo y tu empresa, deben conocer los indicadores a cumplir. De esta forma, al compartir y presentar los KPI, los miembros conocerán si están cumpliendo o no los objetivos. “Los indicadores clave de rendimiento no son estáticos y debes actualizarlos a medida que evolucionan las necesidades de tu organización”. 

9 características que debe tener un buen indicador 

Para elaborar un buen indicador de desempeño es necesario que tenga una serie de características. De esta forma, acortamos el objetivo de cada indicador. Además, mientras más delimitado esté, tendrá sentido de pertenencia y compromiso para la persona y/u organización. Revisa las principales características que debe tener un buen indicador.

• Con significado: El indicador debe tener información relevante para las partes interesadas.

• Relevante: La medición debe dar cuenta de la importancia que tiene esas tareas. De esta manera, puedes entender cómo logran impactar individual o colectivamente. 

• Directo: No debe existir espacio para dudas. Todos los involucrados deben comprender de qué trata el indicador. 

• Objetivo: El indicador debe tener una definición clara de lo que se mide y qué datos hay que recoger.

• Confiable: Todos los involucrados en este indicador deben confiar a lo largo del tiempo y con diferentes recopiladores de datos.

• Útil: se puede utilizar para mejorar el programa y para demostrar los resultados del programa.

• Adecuado: puede medir el cambio a lo largo del tiempo y el progreso hacia el desempeño o los resultados.

• Comprensible: Fácil de comprender e interpretar.

• Práctico/factible: La recopilación de este indicador debe ser simple y directo de obtener. 

Y tu empresa, ¿está preparada para hacer los indicadores del mañana?