8 consejos para hacer una comunicación efectiva: definiciones y ejemplos 

Practicar una comunicación efectiva no se reduce en un simple intercambio de información. De hecho, una comunicación efectiva implica un esfuerzo y refuerzo de habilidades innatas o que pueden ser explotadas. También hay que tener en cuenta algunas variables como el idioma, la cultura, las diferencias horarias y la tecnología disponible. Todo ello puede influir en la comunicación dentro de las empresas. 

Tener una mala comunicación produce efectos no deseados. De acuerdo con un estudio hecho por la Unidad de Inteligencia del The Economist, los encuestados afirmaron que una mala comunicación trajo las siguientes consecuencias: 

• 52% tuvo más estrés
• 44% fracasó en completar un proyecto
• 31% bajó su moral
• 18% perdió sus ventas

Bajo este escenario, es importante tener una comunicación efectiva entre los miembros de la empresa. Es así como no solo se evitará malentendidos. También se concretará proyectos, cumplirá con los objetivos comerciales, se conocerá más  y mejor a los miembros de la organización. 

Sumérgete en este nuevo artículo de Ninja Excel. Aquí descubrirás los principales alcances de la comunicación efectiva. También presentaremos ejemplos concretos y consejos que te ayudarán a potenciar y explotar tus habilidades. 

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es el acto de intercambiar y comprender de forma certera un mensaje entre dos o más personas. En esta comprensión no solo debe ser respecto a la oración en sí misma. También el receptor, debe entender la emoción, la intención y el propósito detrás del mensaje. 

La comunicación efectiva debe ser capaz de cumplir la frase “entendernos para ser entendidos”. Para ello, incluye la comunicación verbal y no verbal, escrita, visual y auditiva. También puede ocurrir por medios electrónicos (redes sociales, WhatsApp, Slack, Zoom, Meet), por teléfono (solo por audio o video llamada) o por correo.

Beneficios de la comunicación efectiva

Algunos beneficios de la comunicación efectiva son los siguientes: 

• Comunicación efectiva mejora la productividad: según investigaciones de McKinsey, aplicar una comunicación efectiva puede incrementar la productividad entre 20 a 25%. 

• Mejora el rendimiento de los trabajadores: al comunicar efectivamente las tareas y objetivos en los equipos, hay mayor probabilidad de la concreción de estos. 

• Reducir los conflictos: hablar para llegar a un eficiente entendimiento se logra gracias a la comunicación efectiva. 

• Aumenta la colaboración entre áreas: crear canales para la comunicación efectiva entre áreas. 

¿Cuáles son las 5C de la comunicación efectiva? 

La llamada 5C son una serie de consejos para aplicar la comunicación efectiva con tu equipo. Aquí las presentamos.

Claro

Este consejo se refiere a saber certeramente lo que deseas comunicar. El emisor debe conocer al receptor del mensaje, sus necesidades y la mejor forma de comunicarlo. 

Forbes aconseja que, si existe un problema por comunicar, se debe hacer “sin malinterpretar o reaccionar de forma emocional, crítica o defensiva”.  Por tanto, antes de comunicar algo puedes preguntarte: ¿se entenderá mi mensaje?, ¿el mensaje es bien recibido? 

Conciso 

El mensaje debe ser directo, sencillo y al cayo. De hecho, no hay que atraparse en metáforas complejas. Por ello, es recomendable concentrarse en “transmitir el punto de vista de la manera más sucinta y avanzar la conversación”.

Convincente 

Para que el mensaje cale hondo en el receptor, se debe ser persuasivo y convincente.  Entrega tu punto de vista respecto al tema y escucha el otro para una retroalimentación efectiva.

Curioso

Se trata de escuchar al otro, entender el propósito de su mensaje e interesarse auténticamente en lo que dice. “Comprenda de dónde viene la otra persona, porque tiene necesidades y problemas que deben abordarse”, afirman desde Forbes. 

Compasivo 

Ser empático y comprender a la otra persona. Escuchar atentamente al otro y dejar de lado supuestos. “Tener la capacidad de comprender, reconocer y apreciar cómo se sienten los demás es crucial para resolver conflictos. Permite gestionar cambios y tomar decisiones difíciles”, sugieren desde Forbes. 

¿Cuáles son las barreras de la comunicación efectiva?

Hay variables que pueden crear una barrera en realizar una comunicación efectiva. Algunas de ellas son fácilmente sorteables, mientras que otras requieren herramientas o competencias más grandes. Revisemos a continuación algunas de estas barreras. La información proviene de Toppr. 

Barreras lingüísticas

Las diferentes lenguas, dialectos e idiomas son una barrera palpable para la comunicación. Incluso, a pesar de hablar el mismo idioma, miembros de tu equipo pueden usar diferentes palabras, como es el caso de los equipos que hablan español.

Por ejemplo, la palabra “taco” en México se refiere a la comida tradicional. En tanto, en Chile y Colombia se utiliza para referirse a los baches del tráfico y en Venezuela para referirse a alguien muy inteligente.

Barreras psicológicas

Las personas pueden padecer trastornos mentales o psicológicos que impidan una comunicación efectiva. Algunas personas pueden tener miedo escénico, trastornos del habla, fobia, depresión, etc. Por tanto, es una variable de suma importancia a considerar. 

Barreras emocionales

Las emociones juegan un gran papel en la comunicación. Si se prevalece la ira o frustración por sobre la templanza o tranquilidad, el mensaje que una persona entrega a otra puede que no sea efectivo. 

Barreras culturales de comunicación

Esta barrera viene a complementar la variable del idioma y el lenguaje. Es así como en equipos compuestos de equipos procedentes de diferentes países, es vital tener en cuenta diferencias culturales. Esta es una oportunidad imprescindible para conocer otras formas de vida. 

Barreras de la estructura organizativa

El tipo de cultura organizacional y de liderazgo puede ser una barrera importante que impida o facilite la comunicación. 

Barreras de percepción

El objetivo de comunicar un mensaje es que todos puedan entender la misma información e intención. Todos los mensajes o comunicados deben ser fáciles y claros. Sin embargo, las influencias lingüísticas, culturales y de conocimiento pueden incidir en que se interprete de diferentes formas un mismo mensaje. 

Barreras tecnológicas 

Si una empresa no está equipada de las herramientas necesarias, será difícil la comunicación. Esto es relevante en entornos de trabajo híbridos. 

8 consejos para mejorar la comunicación efectiva

La comunicación efectiva puedes entrenarla y ejecutarla de buena manera. Si es ese tu objetivo, te dejamos los mejores consejos que la Escuela de Desarrollo Profesional de Harvard nos entrega para que logres mejorar. 

1. Claro y conciso 

Parte de la comunicación se trata de elegir las palabras correctas (en calidad y cantidad). “La clave para una comunicación poderosa y persuasiva, ya sea escrita o hablada, es la claridad y, cuando sea posible, la brevedad”, afirman desde Harvard. 

Por ello, sugieren que antes de hablar, es necesario conocer la audiencia y determinar tus objetivos. Evitando las palabras innecesarias y repetición. 

2. Preparación de la comunicación efectiva

Conocer el fondo y forma de lo que se va a comunicar. La idea es anticipar lo inesperado. Investigar sobre el tema y la empatía son claves en la comunicación. ¿Qué tipo de preguntas hará la persona?, ¿Qué dudas tendrá? 

“Antes de entablar una conversación, haga una lluvia de ideas sobre posibles preguntas, solicitudes de información adicional o aclaraciones y desacuerdos para que esté listo para abordarlos con calma y claridad”, afirman desde Harvard.

3. Observar la comunicación no verbal

La comunicación no verbal o kinésica puede decir más que las propias palabras. Por ello, recomiendan que este tipo de comunicación respalde el mensaje y las palabras que utilices. 

“Si es consciente del lenguaje corporal de los demás, es posible que pueda ajustar sus tácticas de comunicación de manera adecuada”. 

4. Cuidar el tono y énfasis 

El tono es un factor, sobre todo cuando existen conflictos en los equipos. Por ejemplo, una misma palabra puede variar según el énfasis que se otorgue.  Esto incluye el volumen, la proyección y la entonación, así como la elección de palabras. “En tiempo real, puede ser un desafío controlar el tono para asegurarse de que coincida con su intención”, aseguran desde Harvard. 

5. Practica la escucha activa

Parte de la comunicación efectiva es la escucha activa.  El objetivo es garantizar que escuche no solo las palabras que dice la persona, sino todo el mensaje.  Para ello, darle atención al receptor, evitar interrupciones o diseñar preguntas abiertas que permitan profundizar en la opinión del otro.

6. Desarrolla tu inteligencia emocional

Para comunicar de forma efectiva, se debe evaluar y comprender tus propios sentimientos. Cuando estás consciente sobre cómo te sientes, puedes manejar aquellas emociones. 

La empatía, la escucha activa, el mantener un tono adecuado y utilizar un lenguaje corporal positivo. Todo ello son ejemplos de aplicar la inteligencia emocional en la comunicación efectiva. 

7. Desarrollar una estrategia de comunicación 

Ante un flujo de comunicación entre muchas áreas en el trabajo, tener una estrategia de comunicación es vital. Así, aseguras que todos reciban la información correcta en el momento adecuado. 

8. Crear una cultura organizacional positiva

La cultura organizacional en donde comunicas, juega un papel vital en la comunicación efectiva. En un ambiente de trabajo positivo, basado en la transparencia, la confianza, la empatía y el diálogo abierto, la comunicación en general será más fácil y efectiva. 

Ejemplos y consejos de expertos sobre comunicación efectiva

Cómo hablar de forma que la gente te quiera oír – Julian Treasure

El motivador Julian Treasure, explica cómo podemos mejorar nuestra comunicación verbal. Así, podemos ser más efectivos y lograr una mayor conexión con el receptor.  En la charla, nos presenta algunos ejercicios vocales útiles  y consejos sobre cómo hablar con empatía. 

Siéntete cómodo sintiéndote incómodo – Luvvie Ajayi

En esta charla TED, la escritora y activista Luvvie Ajayi Jones habla sobre la importancia de la honestidad y vulnerabilidad en la comunicación efectiva. Además, entrega consejos que te ayudarán a crecer y aprender en el lugar de trabajo.

El sorprendente secreto para hablar con confianza – Caroline Goyder

En esta charla, Caroline Goyder ofrece consejos prácticos sobre cómo podemos mejorar nuestra comunicación en el lugar de trabajo. Es así como lograremos una mayor conexión con nuestro equipo.