¿Cómo hacer un presupuesto en Excel para tu empresa? + Planilla gratis

El popular software de informática Microsoft Excel pone a disposición de sus usuarios una amplia gama de herramientas que podemos utilizar con un sinfín de propósitos. Es precisamente por esta razón que las empresas emplean con tanta frecuencia este programa ya que, además de informes y cálculos avanzados, Excel te ofrece todo lo que necesitas para realizarlos. Aprende paso a paso a elaborar un presupuesto para tu empresa en Microsoft Excel.

¿Qué es un presupuesto?

Podemos definir un presupuesto como la cantidad de dinero que se necesita para costear los gastos que requiere la realización de un proyecto. A través del presupuesto se delimita la cantidad de liquidez necesaria para abarcar un proyecto dentro de un tiempo determinado y con unos resultados garantizados.

En cierto modo, podríamos interpretar al presupuesto como la expresión en términos monetarios del plan de trabajo de una empresa o emprendedor. De esta manera, se establecen los recursos y flujos financieros que se deberán invertir en el proyecto a lo largo de un periodo de tiempo especificado por el promotor del mismo.

¿Para qué sirve hacer presupuestos en Excel?

Gracias a las facilidades que ofrece Excel para crear presupuestos, podrás llevar a cabo estimaciones sobre el bienestar financiero de tu empresa. Esto te proporcionará mayor tranquilidad gracias a la gestión continua de los gastos a corto y largo plazo de cada mes.

Incluso si se tratara de una labor extremadamente compleja, disponer de una hoja de cálculo personalizada con todos los gastos para un proyecto  te ayudará  a conocer los costos que implica cada uno de los servicios y productos empleados, sino también modificarlo rápidamente.

¿Qué elementos son necesarios para elaborar un presupuesto para mi empresa en Excel?

A la hora de elaborar un modelo de presupuesto en Excel, si bien es cierto que esto puede variar en función de cada caso, deberán incluirse los siguientes elementos:

• Datos de la empresa: nombre, número de identificación de la empresa ante las entidades del país y domicilio social.
• Datos del cliente: nombre y número de identificación o registro ante las entidades del país donde se encuentre.  Se recomienda incluir también datos de contacto, tales como el número de teléfono o la dirección de correo electrónico.
• Datos del presupuesto: número, fecha del presupuesto, cuerpo del presupuesto, entre otros.
• Forma de pago: detallar la vía a través de la que se realizará el pago del presupuesto, incluyendo plazos y anticipos en caso de haberlos.
• Firmas del cliente y de la empresa

¿Cómo hacer un presupuesto desde cero en Excel?

A continuación, vamos a explicarte los pasos que deberás seguir para hacer un presupuesto en Excel para tu empresa.

Diseñar tabla para incluir datos

En primer lugar, deberás construir una tabla lo suficientemente grande como para que quepan todos los productos y servicios incluidos en el presupuesto.

Detallar productos y/o servicios

Una vez hayas construido la tabla del presupuesto que haya solicitado el cliente, asigna a cada producto y servicio el precio que corresponda a cada uno de ellos. Para darle un aspecto más organizado, te aconsejamos que los clasifiques siguiendo el criterio que consideres más oportuno.

Agregar fórmulas para vincular valores y cantidades

Plantea las fórmulas que vayas a emplear a la hora de calcular el total del presupuesto, seleccionando para ello las casillas con el precio de cada uno de los servicios y productos solicitados y empleando la función SUMA.

Revisa más fórmulas de Excel que te podrían ayudar aquí.

Calcular totales

Tras esto, calcula el total que se cobrará al cliente y colócalo al final de la tabla del presupuesto. Destácalo con negritas para aportar mayor facilidad de lectura.

Incluir datos adicionales

En caso de que existan otros aspectos que puedan modificar el precio final, deberás incluirlos en las casillas anteriores a la del precio final.

Ejemplos de presupuestos en Excel

Cada uno de los siguientes apartados incluirá un ejemplo de presupuesto de un proyecto en Excel diferente. De esta forma, conocerás facilidades que ofrece este programa para gestionar las diferencias entre cada uno de los modelos de presupuesto que se pueden hacer.

Presupuesto de ventas

Para crear un presupuesto de ventas en Excel, se deberá tener en cuenta el volumen de producción de los próximos años para cada producto y servicio, incluyendo además el precio y costo de cada uno de los artículos a vender para obtener, así, el valor de ventas aproximado y el margen de ganancia que corresponda.

Presupuesto de marketing

Escritos en base a los costos, los presupuestos de marketing se caracterizan por listar los diferentes medios de marketing empleados, asociándoles a cada uno de ellos un presupuesto neto. Por otra parte, pueden contar con un reporte más descriptivo con el que medir el presupuesto a nivel absoluto y porcentual.

Presupuesto de obra en Excel

Por otra parte, un modelo de presupuesto de obra en Excel suele incluir una hoja con el resumen del coste por concepto, incluyendo además otra hoja con detalles sobre cada uno de los parámetros correspondientes, introduciendo para cada uno de ellos el valor unitario y total.

Esta imagen muestra un modelo de presupuesto de construcción en Excel, en el que se listan todas las tareas incluidas en el servicio, así como el precio de cada una y los descuentos que les corresponden.

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Si deseas explorar una de las herramientas más empleadas de Excel, te aconsejamos que eches un vistazo al artículo “Cómo hacer tablas dinámicas en Excel”. Realizar un Curso Intermedio de Excel de Ninja Excel., también te puede servir. En él encontrarás todo lo que necesitas para crear tu propia tabla dinámica, diseñar filtros, configurar sus campos, entre otros.