Paso a paso: cómo hacer un plan estratégico en Excel
Un plan estratégico en Excel es una guía a gran escala que te ayudará a saber cuál es el siguiente paso de tu empresa. Algo muy útil a la hora de enfrentar el día a día, ya que, aunque pienses en mil escenarios, siempre habrá situaciones que estarán fuera de tu control.
Por esta razón, DEBES tener un plan estratégico que te ayude a tomar decisiones cuando el contexto sea adverso. Y, ¿Qué mejor que hacerlo con Excel? Sigue leyendo para aprender a realizar tu propio plan estratégico en esta gran herramienta.
¿Qué es el plan estratégico de una empresa?
Un plan estratégico es un hoja de ruta para lograr metas ya establecidas por tu negocio. Por ejemplo, si el objetivo de tu organización es duplicar su ingreso mensual, el plan estratégico sería el documento donde describas paso a paso el cómo llegarán a doblar esa cifra. Este debe incluir las metas a alcanzar, la ventana de tiempo en el cuál desarrollarás el plan y un listado de acciones para ejecutar.
Este listado te ayudará a tomar las decisiones más acertadas para tu empresa en momentos de incertidumbre. Recuerda, que si algo es seguro en la vida y los negocios, es el cambio. Por lo que debes estar preparado para enfrentarte a la difícil tarea de deliberar en tiempos de caos.
A modo de recomendación, te sugerimos que el tiempo de ejecución sea a mediano plazo: una ventana de más de 5 años, podría no ser realista a las necesidades de tu negocio.
¿Para qué sirve tener una planificación estratégica en Excel?
¿Por qué hacer un plan estratégico en Excel? Esta herramienta ha sido desde su lanzamiento un software increíble no tan solo para realizar cálculos, sino que también para ordenar información de manera clara y precisa. Algo fundamental a la hora de planificar el camino al éxito de tu empresa.
Según una investigación de Harvard Business Review, el 85 % de los equipos de liderazgo ejecutivo dedican menos de una hora al mes a discutir la estrategia. Inclusive, el 50 % no dedica nada de tiempo. Por ello, no es extraño que está misma investigación haya encontrado que el 90 % de las empresas no cumplan con sus objetivos estratégicos.
Por tanto, al tener una planificación estratégica, crea una visión única y enfocada hacia el futuro para alinear a tu empresa. Si todos conocen los objetivos, el cómo y porqué se eligieron esos objetivos y qué puede hacer tu equipo para alcanzarlo, crearás un mayor sentido de responsabilidad en toda su organización.
¿Qué información debe tener un plan estratégico?
Un plan estratégico en Excel debe tener información de valor para tu y tu equipo obtengan una hoja de ruta clara y simple. Debes tener una lista priorizando las mejores ideas y pasos específicos para lograr los objetivos.
Es por ello que, a continuación, dejaremos un paso para la realización de un plan estratégico en Excel.
¿Cómo realizar un plan estratégico en Excel?
Antes de empezar a realizar un plan estratégico en Excel, es necesario reunir la información necesaria que permitirá tomar acción. Aquí dejamos algunos tipos de análisis que puedes realizar.
Análisis interno
La primera recomendación a la hora de hacer un plan estratégico en Excel es realizar un análisis interno de tu empresa. Para ello, se recomienda hacer lo siguiente. La información es recopilada desde Asana y Lucidchart.
- Hacer un análisis FODA que te ayude a evaluar el potencial actual y futuro de tu negocio. FODA es un acrónimo de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
- Comentarios de clientes: Así entenderás lo que tus clientes quieren de tu empresa, como mejoras a los productos o servicios adicionales.
- Comentarios de los empleados: Son muy necesarios, ya sea sobre el producto, las prácticas comerciales o la cultura de la empresa.
Análisis externo
En esta instancia, también sirve utilizar algunas metodologías de análisis que ya sugerimos en el apartado anterior. No obstante, también recomendamos:
- Hacer un cuadro de análisis PESTEL. Este análisis identificará factores externos o macro que afectan el negocio (PESTEL es un acrónimo de político, económico, social, tecnológico, ambiental y legal).
- Las Cinco Fuerzas de Porter (herramienta para el análisis de la competencia)
- Una evaluación 7-S (revisión de sus habilidades, estilo, estrategia, personal, estructura, sistemas y valores compartidos).
Definir objetivos del plan estratégico en Excel
Debes definir y priorizar tus objetivos. Para ello, te dejemos una guía que te ayudará en definir mejor los objetivos. La siguiente información es recopilada de Lucidchart:
- ¿Cuál de estas iniciativas tendrá el mayor impacto en el logro de la misión/visión de la empresa y en la mejora de la posición en el mercado?
- ¿Qué tipos de impacto son los más importantes (por ejemplo adquisición de clientes v/s ingresos)?
- ¿Cómo reaccionará la competencia?
- ¿Qué iniciativas son las más urgentes?
- ¿Qué tendremos que hacer para lograr nuestros objetivos?
- ¿Cómo mediremos nuestro progreso y determinaremos si logramos nuestras metas?
Definir plan de acción en Excel
El siguiente paso es plasmar toda nuestra planificación utilizando Microsoft Excel. Para ello, sugerimos que deben incluir SI o SI los siguientes elementos. La información es recopilada de Justexw.
- Resumen de la empresa: visión, misión, objetivos y socios.
- Desarrollo: descripción de producto, capacidad de entrega, modelos de precios, sistema de entregas y proveedores de elementos críticos.
- Clientes: clientes, estado de mercado y competencia.
- Plan de marketing: estrategia, de marketing, cliente, posicionamiento y publicidad.
- Análisis DAFO: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
Seguimiento y evaluación del plan estratégico en Excel
Una parte final de este plan —pero no menos importante— es la evaluación del plan estratégico. Para ello, te daremos los siguientes consejos para que logres realizar un efectivo seguimiento y evaluación. La información es de Asana.
- Comparte tu plan estratégico en Excel. El equipo tenga acceso a él para que comprendan cómo su trabajo contribuye a las prioridades de la empresa y a tu plan estratégico general.
- Actualiza tu plan con regularidad (de forma trimestral y anual). Debes revisar los objetivos de corto y largo plazo. Este plan tampoco es definitivo. A medida que surjan nuevas oportunidades de mercado y amenazas, es probable que quieras modificar tu planificación estratégica.
Desde Lucirdchart recomienda revisar “que KPIs ha cumplido tu equipo por trimestre. Anualmente, es importante reevaluar las prioridades y tu posición estratégica”.
Conclusiones
La planificación estratégica orienta a los equipos en torno a una misión común. Crea estándares y rendición de cuentas. La planificación estratégica puede mejorar los planes operativos y la eficiencia. Además, ayuda a las organizaciones a limitar el tiempo dedicado a la gestión de crisis, de esta forma, reaccionarán a cambios inesperados que no pudieron anticipar ni prepararse.
Preguntas relacionadas
Según Wolters Kluwer, un plan estratégico describe la misión y los objetivos a largo plazo de una organización. Son de alto nivel. Establecen una visión y determina cómo la organización planea alcanzar estos objetivos y cómo la organización medirá el éxito.
En tanto, el plan operativo describe las actividades diarias de una organización a nivel de proyecto, unidad de negocio, funcional o departamento. Son tácticos y detallados. ¡Implican acción! Y por lo general son de un solo uso.
Para hacer un análisis FODA debes incluir lo siguiente:
Hacer 4 cuadrantes para registrar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.
Enumera los puntos necesarios por cuadrante.
Incluye las variables “Internas” y “Externas”.
Vito Hernandez
Licenciada en Comunicación Social y Periodista. Principalmente creativa antes que todo. Ahora escribiendo sobre Excel y Recursos Humanos para el ciudadano común.