Plan de mantenimiento preventivo en Excel: paso a paso
El plan de mantenimiento preventivo permite gestionar el mantenimiento de maquinarias en Excel. De esta forma, podrás optimizar la trazabilidad de los activos. Esta herramienta facilita el seguimiento de repuestos y piezas. Es así como podrás reducir el riesgo de fallos inesperados y asegurar que los equipos funcionen en óptimas condiciones.
Para elaborar un plan de mantenimiento preventivo efectivo, hay que considerar una serie de factores. Hacer un inventario de activos, priorización, KPI’s y objetivos asociados, es parte de este plan. Pero, ¿por dónde empezar?, ¿qué información hay que considerar por activo?, ¿cómo llevarlo en un Excel?
En el siguiente artículo de Ninja Excel, descubrirás el paso a paso para elaborar este plan y preservar la vida útil de tus equipos. ¡Comencemos!
¿Qué es un plan de mantenimiento preventivo?
Un plan de mantenimiento preventivo consiste en tareas programadas y rutinarias que se realizan para prevenir averías en los equipos de una empresa. Estas tareas pueden incluir desde la lubricación y ajustes de componentes hasta revisiones técnicas detalladas, con el fin de evitar fallos que puedan afectar la producción.
Los objetivos principales son:
- Aumentar la confiabilidad de los activos.
- Minimizar el tiempo de inactividad no planificado
- maximizar la eficiencia en costos operativos
Algunos ejemplos: lubricación, ajustes de cadenas o correas, revisiones técnicas, etc. realizadas por el fabricante.
¿Por qué es importante crear un plan de mantenimiento preventivo?
Un plan de mantenimiento preventivo es clave para optimizar la productividad de los equipos y reducir costos operativos. De acuerdo con, Fiix Software, un buen plan puede disminuir el tiempo de inactividad hasta en un 50%. Por ello, su importancia radica en: ¿Por qué es fundamental elaborar un programa de mantenimiento preventivo?
- Ahorro de costos: Según MaintainX, las instalaciones pueden reducir los costos generales de mantenimiento entre un 12% y un 18%. Esto se debe a la prevención de reparaciones imprevistas que suelen ser más caras.
- Mayor confiabilidad y vida útil de los equipos: El mantenimiento preventivo garantiza que los equipos operen dentro de sus parámetros óptimos. Esto extiende su vida útil y reduce la frecuencia de reemplazos costosos.
- Mejora de la seguridad: Prevenir fallos inesperados minimiza el riesgo de accidentes laborales. De esta forma, los equipos cumplirán con las normativas de seguridad.
- Cumplimiento normativo: Muchas industrias exigen el cumplimiento de normativas de seguridad y mantenimiento de equipos. Un plan preventivo ayuda a mantener los equipos dentro de los estándares recomendados por los fabricantes.
- Mayor eficiencia operativa: Al reducir el tiempo de inactividad no planificado y evitar el mantenimiento reactivo, los procesos productivos se desarrollan sin interrupciones, lo que aumenta la eficiencia y productividad general de la empresa.
¿Qué deben incluir las planillas de mantenimiento de una empresa en Excel?
Para crear una planilla de mantenimiento eficaz en Excel, es fundamental considerar las siguientes variables clave:
- Identificación del equipo o activo: Registra el nombre, tipo de equipo y ubicación.
- Descripción de las tareas de mantenimiento: Define las acciones que se deben realizar.
- Frecuencia de las revisiones: Establece la periodicidad (diaria, semanal, mensual).
- Responsables: Asigna el técnico o equipo encargado de la tarea.
- Materiales necesarios: Lista de repuestos, herramientas y consumibles.
- Condiciones operativas: Especifica parámetros de funcionamiento óptimos, como temperatura o presión.
- Historial de mantenimiento: Registra tareas previas, repuestos usados y problemas detectados.
- Requisitos legales o normativos: Incluir cualquier normativa o regulación aplicable.
- Prioridades y criticidad del activo: Clasifica las tareas según su urgencia e impacto en la operación.
- Indicadores de rendimiento (KPIs): Porcentaje de mantenimiento planificado, tiempo medio entre fallas, etc.
- Fecha de la próxima revisión: Para programar y planificar futuras intervenciones.
Paso a paso para hacer un plan de mantenimiento preventivo
1- Hacer el inventario de activos
Cuando haces un inventario, tendrás un registro consistente de lo que puedes optimizar y encontrar oportunidades de mejora. ¿Qué elementos debes considerar? A saber:
- Marca, modelo y número de serie.
- Plazos de garantía.
- Recomendaciones del fabricante o el manual de usuario para el mantenimiento del equipo. Ejemplo: frecuencia de mantenimiento, vida útil prevista, condiciones óptimas de temperatura y humedad, etc.
- Datos de reparaciones anteriores.
- Criticidad del activo.
- Requisitos legales.
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2- Definir metas y objetivos
Establece las metas para crear tu plan de mantenimiento preventivo. ¿Busco reducir costos en el mantenimiento? ¿Debo prevenir fallos que afecten el desempeño de la empresa?
Algunos ejemplos de metas y objetivos pueden ser:
- Aumentar la disponibilidad de los equipos críticos en un 20% en seis meses.
- Reducir el tiempo de inactividad no planificado en un 50% en un año.
- Disminuir los costos de mantenimiento correctivo en un 15% en el primer año.
- Lograr un 90% de cumplimiento en mantenimiento preventivo en el primer trimestre.
3 – Hacer un análisis de criticidad
El análisis de criticidad es una metodología clave para priorizar las tareas de mantenimiento de una empresa. Su objetivo es identificar cuáles activos tienen un mayor impacto en la operación y requieren una atención más urgente.
El análisis se basa en determinar la frecuencia con la que un equipo presenta fallas y las consecuencias de dichas fallas en términos de productividad, seguridad, costos y calidad. Según la fórmula tradicional de criticidad:
Criticidad = Frecuencia x Consecuencia
La consecuencia se puede desglosar en varios componentes, como:
- Impacto operativo: Cómo afecta la parada de un equipo al flujo de trabajo general.
- Flexibilidad operativa: Cuánto tiempo se puede tolerar la falla antes de que afecte seriamente las operaciones.
- Costos de mantenimiento: Los gastos asociados con la reparación o sustitución del equipo en caso de fallo.
4- Elegir los KPI a priorizar
Debes ser concreto y establecer metas específicas y alcanzables. Los indicadores claves de rendimiento (KPI en inglés) más comunes asociados a un plan de mantenimiento preventivo son:
- Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP): Porcentaje de tiempo dedicado a las actividades de mantenimiento planificadas en comparación a las no planificadas.
- Eficacia General del Equipo (EGE): Medida de la productividad de una pieza de equipo. Brinda datos informados sobre la eficacia de los procesos de mantenimiento en función de factores. Algunos de ellos son: la calidad, el rendimiento y la disponibilidad del equipo.
- Tiempo Medio de Reparación (TMR): Es la medida de la mantenibilidad de los elementos reparables. Esto incluye el tiempo de reparación, el período de prueba y el regreso a la condición de funcionamiento normal.
- Tiempo medio entre fallas (TMEF): Es la medida del tiempo previsto entre una avería y la siguiente durante el funcionamiento normal.
Cumplimiento del mantenimiento preventivo (CMP): El cumplimiento de mantenimiento preventivo, se define como el porcentaje del trabajo preventivo programado y completado en un tiempo determinado.
5 – Establecer prioridades y recursos
Una vez que se han ingresado los datos, es momento de asignar las tareas a los responsables correspondientes. En esta etapa, se sugiere definir una prioridad (baja, media o alta) y fijar una fecha límite para asegurar que todo el equipo esté en sintonía.
Además, es aconsejable revisar previamente las máquinas y/o activos que requieren mantenimiento. Con esa información, se deben proporcionar las directrices necesarias para llevar a cabo el mantenimiento, como la lista de repuestos, materiales, documentos, herramientas y normas de seguridad, entre otros.
6 – Definir responsables y acciones de mantenimiento preventivo
Es importante establecer recursos, tiempo, mano de obra y otros requisitos para cada tarea de mantenimiento preventivo. Esto permite asignar de forma rápida a los responsables y hacer un mantenimiento programado. Todo esto, según el conjunto de habilidades y la disponibilidad de un técnico.
7 – Revisar y mejorar el plan de mantenimiento preventivo
Es esencial contar con una lista de verificación de mantenimiento preventivo De esta forma, harás un seguimiento constante de los KPI, como el tiempo medio de reparación, el porcentaje de mantenimiento planificado y el tiempo medio entre fallas.
Analizar estas estadísticas y compararlas con los números del plan previo debería dar una buena idea de cómo su programa está afectando la eficiencia de su operación de mantenimiento.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre Plan de mantenimiento preventivo en Excel
- Mantenimiento preventivo basado en el tiempo: Se realiza a intervalos de tiempo establecidos. Según recomendaciones, es más beneficioso para los equipos que necesitan mantenimiento según un calendario.
- Mantenimiento preventivo basado en medidores: Se realiza a partir de una lectura de medidor establecida. Las tareas de mantenimiento preventivo se activan después de una cierta cantidad de horas operadas, kilómetros recorridos o ciclos de producción realizados.
El mantenimiento preventivo se lleva a cabo de manera planificada antes de que ocurran fallos, con el objetivo de evitar problemas, prolongar la vida útil de los equipos y asegurar su funcionamiento óptimo, como en el caso de la lubricación regular o las revisiones programadas.
En contraste, el mantenimiento correctivo es reactivo y se realiza después de que un equipo ha fallado, centrado en reparar el problema y restaurar su funcionamiento lo más rápido posible.
De acuerdo con Maintworld, estos son los principales indicadores de mantenimiento.
- Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)
- Eficacia General del Equipo (EGE)
- Tiempo Medio de Reparación (TMR)
- Tiempo medio entre fallas (TMEF)
- Cumplimiento del mantenimiento preventivo (CMP)
Es una lista con todas las acciones por realizar en el plan de mantenimiento preventivo en Excel. Una checklist de mantenimiento sirve para hacer un:
1- Seguimiento constante de los KPI.
2- Como el tiempo medio de reparación.
3- Porcentaje de mantenimiento planificado.
4- Tiempo medio entre fallas.
Nicolás Cortés
Periodista y editor de contenidos en Ninja Excel con 5 años de experiencia en tratar temas de recursos humanos y capacitación corporativa. Me apasiona investigar y crear contenido práctico y relevante que ayude a los profesionales a mejorar sus habilidades y conocimientos en el ámbito laboral. Si buscas información clara, concisa y enfocada en resultados, ¡estás en el lugar correcto!