¿Para qué sirve Excel?: Conoce más sobre la hoja de cálculo más popular

¿Para qué sirve Excel? Es una de las preguntas que se repiten en quienes han tenido que usar Microsoft Excel, aunque sea una vez. De hecho, las funciones de Excel van mucho más allá de hacer operaciones matemáticas. Con este software, puedes hacer análisis de datos, programación, automatización, visualización y modelado.

Excel es de las habilidades y conocimientos más solicitados en el mundo laboral. Por tanto, tarde o temprano tenemos que aprender más sobre Excel. Y no solo sobre las funciones, fórmulas o gráficos. También sobre otras funciones desconocidas y útiles. 

Excel es una herramienta versátil y poderosa que puede facilitar el trabajo y el aprendizaje de muchas personas. Y si, de verdad, tienes una curiosidad tremenda por saber para qué sirve Excel estás en el lugar correcto. En el siguiente artículo de Ninja Excel te explicaremos qué es Excel, cómo se utiliza, sus ventajas y características. Además, conocerás su historia y cómo lo podemos aprovechar en la vida diaria.

¿Qué es Excel?: Definición

Excel es un software de la suite Microsoft 365 junto con Word, PowerPoint o OneNote. Por definición, Excel es una hoja de cálculo donde se puede introducir, organizar, analizar y presentar datos numéricos y alfanuméricos. Gracias a estos datos, puedes crear listas, tablas, gráficos de alta complejidad, diagramas, informes o dashboards. ¡Eso y más hace Excel!

Por ejemplo, puedes usar Excel para crear una lista de contactos con sus nombres, teléfonos, correos electrónicos y direcciones. También, puedes usar Excel para crear un gráfico que muestre la evolución de las ventas de tu empresa en los últimos meses. ¡Las posibilidades son infinitas! 

Historia y origen de Excel: ¿Dónde parte todo?

Los orígenes de una hoja de cálculo electrónica empiezan en 1961. En ese año, el economista Richard Mattessich publicó un artículo titulado Budgeting Models and System Simulation. Allí describe un programa que podía realizar operaciones matemáticas con datos almacenados en una matriz bidimensional. Sin embargo, este programa no tuvo mucha repercusión ni aplicación práctica.

Pero ahora, pasamos de la idea a la creación. El verdadero inventor de las hojas de cálculo como lo conocemos fue Dan Bricklin, un estudiante del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). En 1978 tuvo la idea de crear una aplicación que simulara una hoja de papel cuadriculada en la pantalla de una computadora. De esta forma, en la hoja se podría introducir datos y fórmulas en las celdas, así como modificarlos y obtener resultados automáticamente.

Bricklin se asoció con Bob Frankston, otro estudiante del MIT y juntos desarrollaron VisiCalc, la primera hoja de cálculo comercial para computadoras personales. Esto generó inclusive, el aumento de las ventas del Apple II. Posterior a ello y frente a sus pocas ventajas competitivas, en 1983 se enfrentó a Lotus 1-2-3, herramienta similar a VisiCalc para los PC IBM. 

La principal diferencia entre VisiCalc y Lotus 1-2-3 es que esta última introdujo funcionalidades más complejas. Algunas de ellas fueron celdas de nombre, macros de pulsación o gráficos. Esto provocó el ingreso de las hojas de cálculo en las empresas. 

Microsoft desarrolló una hoja de cálculo llamado Multiplan en 1982. Este programa fue popular en sistemas CP/M que estaban en computadores IBM. Sin embargo, en los sistemas operativos MS-DOS (utilizados también por IBM PC) fue popular el Lotus 1-2-3.

En enero de 1984, Apple lanzó la computadora Macintosh que revolucionó la experiencia de usuario. Ante ello, Microsoft optó por relanzar su hoja de cálculo, llamándolo Excel, un software que debía hacer “todo lo que hace VisiCalc y Lotus 123 , pero mejor y más rápido”. Es así como en 1985 nació la primera versión de Microsoft Excel en una computadora fabricada por Apple.

Si quieres revisar más sobre la historia de los inicios de las hojas de cálculo, te invitamos a ver “The Computer Chronicles – Spreadsheet Wars”. En este archivo, conocerás los incipientes inicios de las hojas de cálculo y la “guerra desatada” entre Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 y Quattro

¿Cómo se utiliza Excel?: para que sirve

Utilizar Excel es sencillo al seguir los siguientes pasos. Con el paso a paso, podrás conocer para qué sirve y si puede ayudarte en tus tareas diarias ¡Sigue leyendo!

1. Abre el programa desde el menú Inicio o el escritorio de tu computadora.

2. Selecciona la opción Archivo y luego Nuevo para crear una nueva hoja de cálculo vacía o elige una de las plantillas disponibles.

3. En la parte superior de la pantalla, verás una barra de herramientas con diferentes pestañas. Algunos de ellos son:  Inicio, Insertar, Diseño, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, Automatizar y Ayuda. Cada una de estas pestañas tiene opciones para modificar el aspecto y el contenido de tu hoja de cálculo.

4. En la parte izquierda de la pantalla, verás una columna con letras que indican las columnas de la hoja de cálculo. En la parte superior, verás una fila con números que indican las filas. Cada celda de la hoja de cálculo se identifica con una letra y un número, por ejemplo A1, B2, C3, etc.

5. Para introducir datos en una celda, haz clic sobre ella y escribe lo que quieras. Puedes usar el teclado o el mouse para moverte entre las celdas. Si quieres borrar el contenido de una celda, presiona la tecla Suprimir o haz clic derecho y selecciona Borrar.

6.  Si quieres dar formato a los datos, puedes usar las opciones de la pestaña Inicio, como Fuente, Alineación, Número, Estilo, Formato condicional, etc. Y, ¿qué puedo hacer con ello? Aqui ejemplos sobre para que sirve Excel:

• Cambiar el tamaño, el color o el tipo de letra.
• Alinear el texto a la izquierda, al centro o a la derecha
• Aplicar formatos numéricos como moneda, porcentaje o fecha
• Resaltar celdas con colores o iconos según ciertas condiciones

7. Para insertar elementos gráficos, como imágenes, formas, tablas, gráficos o diagramas, puedes usar las opciones de la pestaña Insertar. Aquí hay ejemplos de lo que puedes hacer:

• Puedes insertar una imagen desde tu computadora o desde Internet
• Dibujar una forma geométrica y personalizarla con colores o efectos
• Crear una tabla con encabezados y filtros
• Crear un gráfico con los datos que selecciones y elegir el tipo que prefieras (barras, líneas, circular, etc.)
• Hacer un diagrama para mostrar relaciones jerárquicas o secuenciales entre los datos

8. Para realizar cálculos con los datos, puedes usar las opciones de la pestaña Fórmulas. Por ejemplo:

• Usar funciones predefinidas para sumar, restar, multiplicar o dividir los valores de un rango de celdas.
• Usar referencias relativas o absolutas para indicar las celdas que intervienen en una fórmula.
• También puedes usar nombres para identificar rangos de celdas
• En operadores lógicos o matemáticos para combinar condiciones o expresiones.

9. Para ordenar, filtrar o analizar los datos, puedes usar las opciones de la pestaña Datos. Aquí más ejemplos para que descubras para qué sirve Excel:

• Puedes ordenar los datos alfabética o numéricamente
• Filtrar los datos según criterios que especifiques
• Validar los datos para evitar errores o inconsistencias
• Agrupar o desagrupar los datos para mostrar u ocultar detalles
• Crear tablas dinámicas para resumir y presentar los datos como necesites

10. Para revisar y compartir tu hoja de cálculo, puedes usar las opciones de las pestañas Revisar y Vista. Por ejemplo, puedes revisar la ortografía y la gramática de tu texto. También servirá para insertar comentarios o notas para aclarar o explicar algo; proteger tu hoja de cálculo con una contraseña o restringir ciertas acciones. 

¿Cuáles son las ventajas de Excel?

Utilizar Microsoft Excel tiene una serie de ventajas. Si quieres responder la pregunta, ¿para qué sirve Excel? Aquí lo sabrás. A continuación, te presentamos el listado las siguientes ventajas de la herramienta: 

• Es fácil de aprender y usar. Excel tiene una interfaz para que puedas acceder a todas las herramientas. Además tienes recursos como tutoriales, cursos, foros o blogs, donde puedes aprender y resolver tus dudas. Te recomendamos complementarlo con un curso de Excel online para profundizar tus conocimientos. 

• Versatilidad y adaptabilidad al correr de los tiempos. Excel te permite trabajar con diferentes tipos de datos, como números, textos, fechas, horas o imágenes. Además, lo puedes personalizar como necesites. Por ejemplo, al cambiar el tamaño, el color, el tipo o el formato de las celdas, las filas o las columnas. También, puedes insertar imágenes, formas, iconos o comentarios. Por último, puedes agregar macros o complementos para automatizar o ampliar las funcionalidades de Excel.

• Es potente y eficiente. Excel sirve para guardar y procesar una gran cantidad de datos. Puedes trabajar con millones de filas y columnas sin perder velocidad ni rendimiento. También puedes utilizar fórmulas y funciones avanzadas para realizar cálculos complejos o análisis estadísticos.

• Es creativo e innovador. Excel te sirve para que logres crear gráficos que reflejen la magnitud de los datos. Puedes elegir entre diferentes tipos de gráficos, como gráficas de barras, líneas, áreas, sectores o dispersión.

En Excel también puedes aplicar efectos visuales, como sombras, brillos o transparencias. Asimismo, puedes utilizar herramientas como tablas dinámicas, segmentos o cronogramas para filtrar y agrupar los datos según diferentes criterios o dimensiones.

¿Cuáles son las funciones de Excel y para qué sirve?

El software Microsoft Excel tiene más de 470 funciones para los usuarios. Este tipo de funciones te permite hacer diversas operaciones sobre los datos. Estas funciones se agrupan en diferentes categorías según su finalidad o utilidad. Pero ¿Cómo encontrar la función que más puedes necesitar? A continuación, clasificamos las funciones existentes según lo siguiente. 

Funciones matemáticas y trigonométricas

Estas funciones permiten realizar operaciones aritméticas básicas (suma, resta, multiplicación o división) o avanzadas (potencia, raíz, logaritmo o trigonométricas). Algunos ejemplos de estas funciones son:

• Función SUMA: Esta función te permite sumar los valores de un rango de celdas.

• Función ABS: Esta función te permite obtener el valor absoluto de un número, es decir, su magnitud sin tener en cuenta el signo. 

• Función REDONDEAR: Tal como dice la palabra, puedes REDONDEAR un número a un determinado número de decimales. 

• Función POTENCIA: Esta función te permite elevar un número a una potencia.

• Función RAIZ: Obtenemos la raíz cuadrada de un número.
  

Funciones estadísticas

Excel también sirve para que puedas hacer cálculos estadísticos. Te permite calcular medidas de tendencia central (media, mediana o moda) o de dispersión (desviación estándar, varianza o rango) sobre un conjunto de datos. También te permiten realizar pruebas de hipótesis, análisis de regresión o correlación. Ejemplo de este tipo de funciones en Excel son:

• PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de sus argumentos. Es útil para resumir el nivel central de un conjunto de datos.

• DESV.M o DESV.P: Calculan la desviación estándar en función de una muestra o una población, respectivamente. La desviación estándar mide la dispersión o variación de los datos alrededor de la media.

• COEF.DE.CORREL: Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos. El coeficiente de correlación mide el grado y la dirección de la relación lineal entre dos variables.

• DISTR.NORM.ESTAND.N: Devuelve la función de distribución normal estándar acumulativa. Se usa para modelar fenómenos naturales y sociales.

Funciones lógicas

Las funciones lógicas en Excel te permiten evaluar condiciones o criterios y devolver un resultado u otro en función de si se cumplen o no. La función más conocida es la función SI, que devuelve un valor si la condición es verdadera y otro si es falsa. Otras funciones lógicas son Y, O, NO o SI.ERROR.

Funciones de texto

Estas funciones ayudan a crear cadenas de texto, como extraer, concatenar, reemplazar, dividir o buscar caracteres o palabras Es una de las funciones por las que más sirve Excel. Algunas funciones de texto son IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, CONCATENAR, SUSTITUIR, TEXTO o ENCONTRAR.

Funciones de fecha y hora

Excel sirve para que puedas trabajar con valores de fecha y hora, como obtener el día, el mes, el año, la hora, el minuto o el segundo de una fecha. También te permiten calcular la diferencia entre dos fechas o sumar o restar días, meses o años a una fecha. Algunas funciones de fecha y hora son HOY, AHORA, DIA, MES, AÑO, HORA, MINUTO, SEGUNDO, FECHA o FECHANUMERO.

Funciones de búsqueda y referencia

Permiten buscar un valor en una tabla o matriz y devuelve otro valor relacionado. La función más utilizada es la función BUSCARV, que busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el valor de otra columna especificada. Otras funciones de búsqueda y referencia son BUSCARH, INDICE, COINCIDIR o DESREF.

Funciones financieras

Ayudan a realizar cálculos financieros, como el valor presente, el valor futuro, la tasa de interés, la cuota o el plazo de un préstamo o una inversión. Algunas funciones financieras son VA, VF, TASA, PAGO o NPER.

¿Para qué sirve Excel en la vida cotidiana? 6 ideas

Excel te puede servir para que los datos cobren vida. En tu día a día te puede beneficiar en:

Idea 1: Lleva el control de tus ingresos y gastos personales o familiares

En este tipo de usos está el usar presupuestos, planificar ahorros o calcular impuestos. Puedes usar fórmulas para sumar, restar, multiplicar o dividir los valores de las celdas. También se recomienda usar las funciones SUMA, PROMEDIO, CONTAR o BUSCARV para obtener resultados más complejos. 

Idea 2: Organizar tus tareas, proyectos, citas, eventos o viajes

Este tipo de uso te permite crear calendarios, agendas, listas o cronogramas. Para ello, están las funciones HOY, AHORA, FECHA o DIA para trabajar con fechas y horas. También recomendamos las funciones SI, Y, O o ELEGIR para establecer condiciones lógicas. Puedes usar tablas dinámicas para filtrar, ordenar o agrupar los datos según tus criterios. También los diagramas de Gantt o Plan de Trabajo para planificar las fases de un proyecto.

Idea 3: Excel sirve para que puedas Analizar datos de diferentes fuentes

Por ejemplo, encuestas, estudios, informes o bases de datos. De esta forma, lo puedes utilizar para extraer conclusiones, tendencias o patrones. Si tu objetivo es este, las funciones BUSCARH, INDICE o COINCIDIR te ayudarán para buscar datos en varias hojas o libros de cálculo.

Otras funciones como FRECUENCIA, DESVEST, MEDIANA o MODA te ayudaran para obtener medidas estadísticas. También puedes usar gráficos de dispersión, histogramas o boxplots para representar la distribución de los datos. Otra opción que tienes es hacer análisis de regresión, correlación o hipótesis para probar relaciones entre variables.

Idea 4: Excel sirve para que presentes información de forma visual y atractiva

Excel tiene una herramienta de gráficos recomendados. De esta forma, puedes elegir el tipo de gráfico más adecuado en función de los datos que quieres mostrar. También puedes usar los complementos como Power Map o Power View para crear mapas interactivos o informes dinámicos. 

Idea 5: Aprender y practicar matemáticas

Es útil en cualquier estadística, física, química o cualquier otra disciplina que requiera cálculos o análisis de datos. Puedes usar funciones como RAIZ, POTENCIA, LOGARITMO o SEN para resolver ecuaciones o expresiones algebraicas, o usar funciones como COMBINAT, FACTORIAL, ALEATORIO o BINOMDIST para calcular probabilidades o distribuciones.

Idea 6: Crear juegos

Con Microsoft Excel, puedes ser capaz de hacer simulaciones, puzzles o acertijos usando las funciones y fórmulas de Excel. Por ejemplo, puedes usar funciones como ALEATORIO.ENTRE, ELEGIR o ALEATORIO.MULTINOMIAL para generar números aleatorios o escenarios posibles. También está la posibilidad de usar macros para automatizar acciones repetitivas o interactivas. 

8 características para sepas por qué sirve usar Excel

Microsoft Excel tiene una serie de características que sirven para explotar los datos de diferentes formas. Esto lo hace ser un programa rápido y versátil para el trabajo con datos en números o letras. Revisa aquí las características más importantes de Excel. 

1. Es compatible con diferentes formatos de archivo

Excel admite algunos formatos como CSV, TXT, XML o PDF. De esta forma, se puede adaptar a otros programas de Microsoft Office, como Word o PowerPoint. 

2. Tiene una interfaz personalizable 

Microsoft Excel tiene la cinta de opciones para acceder a las funciones más comunes. Además, con la barra de herramientas tienes un acceso rápido para personalizar las funcionalidades que más uses. También puedes usar el panel de navegación para moverte entre las hojas o libros de cálculo, o usar el zoom para ajustar el tamaño de la vista.

3. Excel sirve para almacenar y administrar datos

Puedes trabajar con hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo, o con hasta 255 hojas por libro de cálculo. Además, puedes usar complementos como Power Pivot o Power JQuery para conectar y analizar grandes volúmenes de datos.

4. Tiene una amplia variedad de funciones y fórmulas predefinidas

Excel tiene complementos que te ayudarán para elegir la función más adecuada según el tipo de cálculo que requieras. También puedes usar la barra del editor de fórmulas para introducir los argumentos o referencias necesarios

5. Tiene un sistema de referencias relativas y absoluta

Excel sirve para que logres copiar o mover fórmulas sin perder su validez. Puedes usar el símbolo $ para fijar una fila o columna en una referencia, o usar los nombres de rango para asignar un nombre a una celda o grupo de celdas. También puedes usar la función INDIRECTO para crear referencias dinámicas que cambien según una condición.

6. Tiene un lenguaje de programación – VBA (Visual Basic for Applications)

Puedes usar el editor de VBA para escribir el código que quieras ejecutar. Otra opción es el grabador de macros para generar el código automáticamente según las acciones que realices. También puedes usar formularios, controles o eventos para crear interfaces gráficas o interacciones con el usuario.

7. Excel sirve por su función de auditoría y depuración de errores

Excel tiene una ventana de inspección para ver los valores intermedios de las fórmulas. Además, puedes usar la ventana de inmediato para ejecutar instrucciones VBA. Otra opción es usar la función EVALUAR FORMULA para ver paso a paso cómo se calcula una fórmula. 

8. Funciones de protección y seguridad de datos

Puedes proteger una hoja o un libro completo para evitar que se cambien los datos o las fórmulas. Lo mismo puedes hacer para proteger un proyecto VBA para evitar que se vea o se edite el código.

Conclusión

Como has visto, Excel es un programa muy útil y completo, que te puede ayudar en muchos aspectos de tu vida cotidiana. Si quieres aprender más sobre Excel y sus posibilidades, te invito a visitar el blog de Ninja Excel, donde encontrarás tutoriales, consejos y recursos para dominar esta herramienta. ¡Hasta la próxima!