Balance general: que es, conceptos claves y paso a paso en Excel

¿Sabías que el balance general es una herramienta relevante para conocer las finanzas de tu negocio? Al hacer un balance general, sabrás cuánto dinero en caja hay en la empresa, cuánto debes y el valor de tu compañía. De esta forma, descubrirás el real  estado de la salud financiera de tu empresa. Pero no te preocupes, un balance general no es tan difícil como parece. 

En este artículo de Ninja Excel, te explicaremos en simple, qué es el balance general, para qué sirve y cómo puedes elaborarlo en Excel. Así podrás tomar mejores decisiones para tu negocio y conocer tu situación de liquidez, capacidad de endeudamiento o solvencia. ¡Comencemos!

¿Qué es un balance general?

Según Economipedia, el balance general también conocido como balance de situación financiera, balance contable o estado de situación patrimonial, “es un estado financiero que refleja en un momento determinado la información económica y financiera de una empresa”. Esto incluye tanto el activo como el pasivo, siendo la totalidad de su activo igual al sumatorio de pasivo y patrimonio neto. 

En síntesis, los componentes a considerar para un balance general o de situación son: 

• Activo: Lo que se posee. Como el dinero en efectivo, las cuentas por cobrar, el inventario, los equipos, etc.
• Pasivo: Lo que se debe. Por ejemplo, la empresa con terceros, como los proveedores, los bancos, los impuestos, entre otros. 
• Patrimonio neto: Los recursos financieros que pertenecen a la empresa.

¿Qué elementos se debe considerar para el Balance?

Vamos al detalle. Antes de elaborar tu balance general, debemos considerar cada uno de estos elementos en los activos, pasivos y patrimonio. Vamos a ello. 

• Los activos corrientes: se consideran bienes y derechos que la empresa puede convertir en efectivo en un plazo menor a un año. Por ejemplo: el dinero en caja y bancos, las cuentas por cobrar, los inventarios, etc.

• Activos fijos: son los bienes y derechos que la empresa utiliza para desarrollar su actividad y que no se venden ni se consumen en el corto plazo. Por ejemplo: el terreno, los edificios, la maquinaria, el mobiliario, etc.

• Los otros activos: son los bienes y derechos que no se clasifican ni como activos corrientes ni como activos fijos. Por ejemplo: los gastos pagados por anticipado, las inversiones a largo plazo, los intangibles, etc.

• Pasivos corrientes: son las obligaciones que la empresa debe pagar en un plazo menor a un año. Por ejemplo: las cuentas básicas de operación, arriendo de inmueble, los préstamos bancarios a corto plazo, los impuestos, patentes, etc.

• Los pasivos fijos: son las obligaciones que la empresa debe pagar en un plazo mayor a un año. Por ejemplo: los préstamos bancarios a largo plazo, las hipotecas, los bonos, etc.

• Los otros pasivos: son las obligaciones que no se clasifican ni como pasivos corrientes ni como pasivos fijos. Por ejemplo: las provisiones, los ingresos diferidos, las contingencias, etc.

• El patrimonio: Es la diferencia entre el total de activos y el total de pasivos. Representa el valor de la empresa para sus dueños o accionistas. Se compone de dos partes: el capital social y las utilidades retenidas.

¿Cómo hacer un balance general?: Aquí está el paso a paso

Por lo general, para hacer un balance general te recomendamos seguir el paso a paso. La información es referenciada de Nubox. 

1 – Debes recopilar los activos corrientes o circulantes durante el periodo o fecha que quieres analizar. A considerar como activos corrientes:

• Dinero en caja y cheques 
• Dinero en cuentas bancarias
• Monto por cobrar como ventas a créditos, préstamos a trabajadores o socios. 
• Inventarios, sea en productos disponibles, mercancías o similares. 

2 – Recopilar y registrar todos los activos fijos. El valor de estos activos se determina por su costo comercial según la fecha en que se hace el balance general. 

3 – Registrar el resto de los otros activos antes mencionados. 

4 – Recopilar los pasivos corrientes. Es decir, todas las obligaciones por pagar en un plazo inferior al año. Algunos pasivos corrientes para considerar son:

• Créditos o préstamos
• Facturas adeudadas a proveedores
• Anticipos por cobrar
• Líneas de créditos o sobregiros
• Deudas con acreedores
• Impuestos
• Prestaciones sociales de trabajadores.

5 – Ahora debes compilar los pasivos fijos. Como por ejemplo, créditos superiores al año de vencimiento o deudas respecto a maquinaria o equipos utilizados. 

6 – Registrar los otros pasivos

7 – Sumar los tres tipos de pasivos antes mencionados. 

8 – Recopila y registra el patrimonio. Para ello debes considerar: 

• El capital inicial de los inversionistas en tu empresa
• Utilidades invertidas en la empresa
• Utilidades del periodo anterior al que estás elaborando el balance general
• Reservas

Dato Ninja: la utilidad del periodo se refiere a todos los ingresos menos los gastos que se han realizado en el periodo contable, que vendría siendo el resultado del periodo y esto es parte del patrimonio.

9 – Juntando el monto del patrimonio, súmalo con el total de pasivos para saber los activos de la empresa. 

10 – Sumar los elementos del activo y del pasivo por separado, y obtener el total de cada parte.

11 – Restar el total del pasivo al total del activo. De esta forma, puedes obtener el patrimonio neto de la empresa.

12 – Para que sepas si tienes un estado financiero equilibrado, el valor total de los activos debe ser igual al valor de los pasivos.  

Balance general en Excel: Aplicando el paso a paso 

Para hacer un balance general en Excel aplicando el cálculo de cada uno de los ítem antes mencionados, debes hacer lo siguiente. Revisemos el paso a paso. 

1.Preparar la hoja de Excel: Abre una nueva hoja de Excel y prepara las columnas y filas necesarias para tu balance general. 

2. Listar los activos: En la columna de activos, lista todos los activos de la empresa. Esto puede incluir efectivo, cuentas por cobrar, inventario y más. Para dejar la suma de forma automática, puedes utilizar la función SUMAR. Por ejemplo, en la celda donde dejarás el total de activo corriente, agrega la función y referencia todos los ítems por sumar.

De esta forma, lo puedes ir haciendo con cada uno de los activos, como se ve en esta imagen:

Por útlimo, para calcular el total de los activos (corrientes, fijos y otros), deberás aplicar la función SUMA y referenciar las columnas. Estas deben ser del total activo corriente y total activo fijo. De esta manera, tendremos el total de todos los activos.

3. Listar los pasivos: En la columna de pasivos, lista todas las obligaciones financieras de la empresa. Esto puede incluir préstamos, salarios por pagar y cuentas por pagar.

4. Calcular el patrimonio: El patrimonio es la diferencia entre los activos y los pasivos. Puedes calcularlo en Excel utilizando fórmulas de suma o la función SUMAR. 

5. Verificar los saldos: Asegúrate de que los saldos de activos y pasivos más patrimonio sean iguales. A continuación te mostramos cómo dejar listada esta suma. 

6. Guardar el documento: Una vez que hayas terminado de llenar tu balance general, guarda el documento para futuras referencias. Debes procurar que el total de activos sea igual al total del patrimonio + pasivos.

Conceptos claves para hacer un balance de situación 

• Liquidez: Es la capacidad de la empresa para convertir sus activos en efectivo y pagar sus obligaciones a corto plazo. 
• Endeudamiento: Es el grado de dependencia que tiene la empresa de fuentes externas de financiamiento, como los préstamos bancarios o los bonos emitidos. 

• Capitalización: Es el grado de participación que tienen los dueños o accionistas en el financiamiento de la empresa, es decir, en el aporte de recursos propios.

• Solvencia: Es la capacidad de la empresa para generar suficientes ingresos y utilidades para cubrir sus costos y obligaciones a largo plazo. 

¿Para qué sirve hacer un balance general?: 8 motivos

Con un balance general ya listo, podrás no tan solo entender y controlar las finanzas de tu empresa. Conoce los 8 motivos por los que debes hacer un balance general.

1. Evaluación de la solvencia y liquidez: Con un balance general ya listo, verás la capacidad para cumplir con las obligaciones financieras de la empresa. Sea a corto o a largo plazo.
2. Análisis de endeudamiento: Gracias al balance, podrás hacer un análisis de endeudamiento de la empresa. Esto lo sabrás al comparar los pasivos totales con el patrimonio neto.
3. Toma de decisiones informadas: Proporciona información relevante para la toma de decisiones financieras.
4. Transparencia financiera: Ofrece una visión clara y transparente de la situación financiera de la empresa- Esto es útil para los propietarios, inversores, accionistas, acreedores y cualquier otro interesado. 
5. Cumplimiento de requisitos legales: Dependiendo del territorio donde opere tu empresa, las autoridades tributarias pueden solicitarán un balance general anual.
6. Análisis de tendencias: Permite analizar las tendencias financieras y el crecimiento de la empresa a lo largo del tiempo.
7. Valoración de la empresa: Es fundamental cuando se está valorando la empresa para una posible venta o inversión.
8. Posibilidad de quiebra: Un balance general te ayudará a identificar si hay riesgo de quiebra.

Conclusiones

El balance general es un documento contable que refleja la situación financiera de una empresa en un periodo de tiempo determinado. El balance general muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa. De esta forma, podrás analizar su solvencia, liquidez y rentabilidad.