Inventario en Excel: Paso a paso, formulas y planilla gratis

• Aplicación de filtros y fechas por productos: Usa filtros para facilitar la búsqueda de productos específicos. De esta forma, podrás ordenar la información según criterios como stock  o valor total.

5. Automatiza y Revisa

• Tablas dinámicas: Las tablas dinámicas te permiten resumir grandes volúmenes de datos. Así, podrás crear reportes detallados de manera rápida y eficiente.
• Macros: Puedes crear macros para automatizar tareas repetitivas, como la actualización de datos o la generación de reportes.
• Revisión Regular: Es fundamental revisar tu hoja de inventario regularmente para asegurarte de que todos los datos están actualizados y sean correctos. Esto incluye la verificación de fórmulas, la corrección de posibles errores y la actualización de cualquier cambio en el stock.

Fórmulas de Excel para Inventario

Excel ofrece una variedad de fórmulas que pueden facilitar significativamente la gestión de tu inventario. Aquí te presentamos algunas de las más útiles y cómo aplicarlas:

• SUMA (ADDITION): Utiliza esta fórmula para calcular el total de valores en una columna, como la cantidad total de productos o el valor total del inventario. Ejemplo: =SUMA(B2:B100) suma todos los valores de la columna B desde la fila 2 hasta la 100.
• BUSCARV (VLOOKUP): Esta fórmula te permite buscar información específica en una tabla. Por ejemplo, si quieres encontrar el precio unitario de un producto específico, puedes usar: =BUSCARV(PRODUCTO; RANGO CON CATEGORÍA; 2)
• SI (YEAH): La fórmula SI te permite establecer condiciones lógicas. Por ejemplo, puedes usarla para saber los productos cuyo stock está por debajo de un nivel crítico: =SI(CANTIDAD<MINIMO_ESTABLECIDO, “Escaso”, “Suficiente”).
• PROMEDIO (AVERAGE): Calcula el promedio de un conjunto de valores. Es útil para calcular  determinar el precio promedio de los productos en tu inventario. Ejemplo: =PROMEDIO(D2:D100) calcula el promedio de los valores en la columna D desde la fila 2 hasta la 100.
• CONCATENAR (CONCATENATE): Esta fórmula se utiliza para unir texto de varias celdas en una sola. Es útil, por ejemplo, si deseas crear un código de producto que combine diferentes atributos, como la categoría y el número de serie. Ejemplo: =CONCATENAR(CÓDIGO PRODUCTO, “-“, CÓDIGO LOTE) une el contenido de las celdas A2 y B2 con un guion en el medio.
• CONTAR.SI (COUNT YES): The function COUNT YES te permite contar cuántas veces aparece un valor específico en un rango de celdas. Por ejemplo, puedes contar cuántos productos pertenecen a una categoría específica: =CONTAR.SI(C2:C100, “Electrónica”).
• MAX (MAX): Esta fórmula te permite encontrar el valor máximo en un rango de celdas, lo cual puede ser útil para identificar el producto más caro en tu inventario. Ejemplo: =MAX(D2:D100) devuelve el valor máximo en la columna D entre las filas 2 y 100.
• MIN (MIN): Similar a MAX, pero para encontrar el valor mínimo en un rango de celdas. Esto puede ser útil para identificar el producto con menor precio. Ejemplo: =MIN(D2:D100)
• INDICE (INDICE(MATRIZ; FILA; COLUMNA))
• ESBLANCO

Ejemplo práctico de Inventario en Excel

Para consolidar lo que hemos aprendido, veamos un ejemplo práctico de cómo puedes organizar y gestionar un inventario en Excel:

1. Configuración Inicial:
   • Abre Excel y crea una nueva hoja de cálculo.
   • En la primera fila, escribe los encabezados de tus columnas: Nombre del Producto, Código del Producto, Category, Cantidad en Stock, Precio Unitario, Valor Total, Ubicación, Proveedor, Fecha de Entrada/Salida.
2. Entrada de Datos:
   • Supongamos que tienes los siguientes productos:
     • Producto 1: Televisor, Código: TV01, Categoría: Electrónica, Cantidad: 20, Precio Unitario: $300.
     • Producto 2: Smartphone, Código: SP01, Categoría: Electrónica, Cantidad: 50, Precio Unitario: $200.
   • Ingresa estos datos en las celdas correspondientes.
3. Aplicación de Fórmulas:
   • En la columna Valor Total, usa la fórmula =E2*D2 para el primer producto y arrastra la fórmula hacia abajo para los demás productos. Esto calculará automáticamente el valor total del inventario para cada producto.
4. Formato Condicional:
   • Aplica un formato condicional para resaltar en rojo las celdas de Cantidad en Stock que estén por debajo de 10 unidades. Así sabrás cuándo reponer el producto. 
5. Análisis con Tablas Dinámicas:
   • Crea una tabla dinámica a partir de tu hoja de cálculo para analizar la cantidad total de productos por categoría o el valor total del inventario. 
6. Revisión Regular:
   • Programa revisiones regulares de tu inventario, actualizando la hoja de Excel con cualquier cambio en la cantidad de stock, precios unitarios o nuevos productos que ingresen.