Programa de Capacitación: Guía completa 2025
Diseñar un programa de capacitación debe ser una de las prioridades de cualquier empresa si es que necesita tener el talento adecuado. Según los datos de la encuesta anual “Escasez del Talento 2025” elaborada por Manpower, el 75% de las empresas a nivel mundial tiene dificultades para cubrir vacantes. Esto debido a la falta de talento calificado.
Por ello, muchas empresas han puesto el acento en mejorar el diseño de sus programas de formación. De esta forma, podrán tener el personal capacitado apto para cumplir con el perfil o descriptor de puesto. Sin embargo, ¿cómo diseñar, desde la raíz, un programa de capacitación?, ¿qué pasos se deben seguir?, ¿qué elementos debería tener en cuenta?
En el siguiente artículo de Ninja Excel, conoce la definición de un programa de capacitación y sus objetivos. También, sabrás la importancia de elaborar uno para tus equipos y los pasos a considerar para el diseño exitoso ¡Comencemos!
¿Qué es un programa de capacitación?
Un programa de capacitación es un plan claro, estructurado y detallado con una serie de tareas/acciones concretas para mejorar las competencias, conocimientos y habilidades de los miembros del equipo y transferirlos al puesto de trabajo.
Los programas de formación se centran – sobre todo – en el desarrollo profesional de los trabajadores. Entre los contenidos que son parte de cualquier programa, abarcan desde la capacitación técnica hasta entrenamiento en habilidades blandas y liderazgo.
Según la consultora Shirley Fletcher, el programa de capacitación “es el instrumento que sirve para explicitar los propósitos formales e informales de la capacitación y las condiciones administrativas en las que se desarrollará”.
Por otra parte, para Chiavenato, el programa de capacitación es “la elección y la prescripción de los medios de tratamiento para sanar las necesidades señaladas o percibidas.”
Tipos de programas de capacitación
Los programas de capacitación tienen un impacto directo en la productividad y competitividad empresarial. De esta forma, permiten a las organizaciones mantener su fuerza laboral actualizada con las tendencias del mercado. Existen diversos tipos de capacitación, entre los que destacan:
Capacitación correctiva:
Diseñada para corregir errores o deficiencias en los procesos de trabajo.
Ejemplo: Talleres de seguridad post-incidente en la industria automotriz
Contexto: Una ensambladora detectó un aumento del 30% en lesiones por manipulación incorrecta de robots industriales.
- Acciones:
- Capacitación práctica en lockout-tagout (procedimientos de bloqueo de energía).
- Simulaciones con realidad aumentada para identificar riesgos en tiempo real.
- Resultados:
- Reducción del 50% en incidentes en 6 meses.
- Ahorro de $200,000 USD en costos médicos y multas regulatorias.
Capacitación inductiva:
Dirigida a nuevos trabajadores para facilitar su integración.
Ejemplo práctico: Orientación masiva en retail durante temporadas pico
Contexto: Una cadena de tiendas contrata 500 empleados temporales para la temporada navideña.
- Acciones:
- Bootcamp de 3 días con estaciones interactivas: manejo de cajas, atención al cliente y gestión de inventario.
- App móvil con microvídeos de 5 minutos sobre valores corporativos y protocolos básicos.
- Resultados:
- 85% de los nuevos empleados alcanzaron la productividad estándar en la primera semana.
- 70% de los temporales fueron recontratados al año siguiente.
Capacitación preventiva:
Enfocada en la actualización de conocimientos para evitar problemas futuros.
Ejemplo: Actualización normativa en el sector financiero
Contexto: Un banco debió adaptarse a la nueva regulación antifraude (ISO 27001:2022).
- Acciones:
- Cursos e-learning con casos reales de ciberataques y su prevención.
- Talleres mensuales con expertos en compliance para equipos de TI y atención al cliente.
- Resultados:
- 100% de cumplimiento en la auditoría anual.
- Detección temprana de 3 intentos de phishing, evitando pérdidas de $1.2M USD.
Capacitación de desarrollo de carrera:
Pensada para el crecimiento profesional y la promoción interna.
Ejemplo práctico: Certificaciones técnicas en una empresa de telecomunicaciones
Contexto: Necesidad de preparar 50 ingenieros en redes 5G para liderar proyectos internos.
- Acciones:
- Alianza con Cisco para certificaciones CCNA y CCNP.
- Proyectos piloto supervisados por mentores con 20% de tiempo laboral dedicado a aprendizaje.
- Resultados:
- 90% de los certificados ascendieron a roles senior en 18 meses.
- Ahorro de $300,000 USD al evitar contrataciones externas.
Definición de Capacitación
La capacitación se define como un proceso educativo estructurado que permite a los trabajadores adquirir y fortalecer habilidades específicas para el desempeño eficiente de sus funciones.
Dentro de un programa de capacitación, el diagnóstico de demandas de formación es crucial para identificar áreas de mejora y definir los materiales de capacitación adecuados. Además, la evaluación del impacto del programa de capacitación permite medir la eficacia del aprendizaje e identificar oportunidades de mejora.
Objetivos de un Programa de Capacitación
Un programa de capacitación efectivo debe contar con objetivos claros y alineados con los objetivos de la empresa. Entre los objetivos clave se incluyen:
- Desarrollar habilidades específicas para mejorar el desempeño laboral.
- Fortalecer la atención al cliente mediante capacitaciones especializadas.
- Optimizar la toma de decisiones a través del entrenamiento en análisis y resolución de problemas.
- Reducir la rotación de personal mediante la creación de planes de carrera para el desarrollo profesional.
- Garantizar la transferencia de conocimiento en la organización.
Estos objetivos pueden medirse a través de encuestas, evaluaciones de desempeño y el seguimiento de KPI empresariales.
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Características de un Programa de Capacitación
Un programa de capacitación efectivo debe contar con ciertas características esenciales para garantizar su efectividad. Tener en cuenta estos elementos, te ayudará a ir determinando las metodologías de capacitación, recursos disponibles y habilidades por capacitar ¡Revisemos algunas de ellas!
- Personalización: Adaptar el contenido y metodología según las necesidades de la empresa y sus trabajadores. Por ejemplo, en una empresa de tecnología, la capacitación en nuevas herramientas de software debe enfocarse en las plataformas utilizadas internamente.
- Flexibilidad: Permitir diversas modalidades de aprendizaje, como e-learning, presenciales o híbridas. También, se puede explorar metodologías innovadoras en programas de capacitación, como gamificación o microaprendizaje.
- Contenido estructurado: el contenido del programa de capacitación debe estar claro y estructurado. Por ejemplo, que esté organizado en lecciones, unidades y controles por cada unidad. De esta forma, el aprendizaje será evaluado de forma constante.
- Enfoque práctico: Tener en cuenta que toda capacitación debe tener ejercicios y simulaciones para aplicar conocimientos en contextos reales. Por ejemplo, en la capacitación en atención al cliente, se pueden realizar juegos de roles para practicar la resolución de quejas.
- Evaluación continua: Implementar métricas de efectividad para medir el impacto de la capacitación. Por ejemplo, pruebas de conocimiento previas y posteriores a la formación, encuestas de satisfacción y monitoreo del desempeño en el puesto de trabajo.
- Sostenibilidad: Asegurar la continuidad del aprendizaje mediante programas de actualización y refuerzo. Por ejemplo: considerar que la plataforma para la capacitación, pueda dar feedback inmediato a los trabajadores.
Elementos para crear un Programa de Capacitación
Para diseñar un programa de capacitación efectivo, es fundamental considerar los siguientes elementos. A saber:
- Análisis de necesidades: hacer un análisis exhaustivo para determinar las brechas de habilidades en la organización. Esto se puede hacer mediante encuestas, entrevistas y evaluaciones de desempeño. Este último instrumento, será relevante para determinar la brecha entre el rendimiento actual y el deseado. Por ejemplo, si
- Determinar el público objetivo y el momento adecuado de la capacitación: Priorizar el equipo que requiere con más urgencia la capacitación. Esto dado la temática como la temporalidad.
Por ejemplo, frente a la actualización de una normativa que impactará en el área de finanzas y operaciones, es en este equipo donde debería ser prioritario capacitar.
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- Definición de objetivos de aprendizaje: La definición de objetivos ayudará a orientar los recursos, materiales y temáticas a capacitar de forma más exacta. De esta manera, los capacitadores y trabajadores conocerán las metas y el propósito de la capacitación.
- Selección de métodos y técnicas de enseñanza: Elegir entre capacitación presencial o e-learning (programas de cursos a distancia)..
- Desarrollo de los recursos materiales de capacitación: Crear recursos como manuales, videos instructivos, ejercicios prácticos y presentaciones interactivas.
- Implementación y logística: Definir la duración, frecuencia y modalidad del programa, además de coordinar la disponibilidad de instructores y plataformas de aprendizaje.
- Evaluación y mejora continua: Aplicar pruebas de conocimiento, encuestas de satisfacción y medición de impacto en el desempeño laboral para ajustar y optimizar el programa.
4 pasos para diseñar un Programa de Capacitación
De acuerdo con autores como Scott Snell, George Bohlander e Idalberto Chiavenato, para diseñar un programa de capacitación efectivo, se debe alinear con las metas globales de la organización.
De esta forma, para asegurar que la inversión en capacitación y desarrollo tenga un impacto máximo en el desempeño individual y organizacional, se debe utilizar el siguiente enfoque sistemático de la capacitación.
1) Evaluación de necesidades
2) Diseño de programa
3) Instrumentación
4) Evaluación
¡Vamos paso a paso!
Evaluación de necesidades
En este punto se deben realizar una serie de acciones para determinar las necesidades de capacitación. A saber:
- Diagnóstico de necesidades: Analizar las brechas de habilidades y conocimientos dentro de la organización mediante encuestas a trabajadores sobre habilidades requeridas.
También, se puede organizar entrevistas con supervisores para identificar áreas de mejora y evaluaciones de desempeño basadas en métricas de productividad y calidad del trabajo.
Una herramienta que puede ayudar a ese propósito son los diferentes niveles de análisis que propone Chiavenato:
- Nivel de análisis de toda la organización: el sistema organizacional
- Nivel de análisis de los recursos humanos: el sistema de capacitación.
- Nivel de análisis de las operaciones y tareas: el sistema de adquisición de habilidades.
- Definir objetivos claros: Establecer metas específicas y medibles alineadas con la estrategia empresarial. Para ello, se puede utilizar la clásica metodología SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido.
En tanto, para las metas organizacionales, se pueden utilizar los OKR (Objetivos y Resultados Clave). En tanto, los KPI (o Indicadores Clave de Desempeño en español), servirá para evaluar la efectividad de la capacitación.
Diseño del programa de capacitación
En este punto, se establecen los elementos clave que darán forma al programa de capacitación. Esto implica definir cómo se impartirá la enseñanza, qué técnicas se utilizarán, dónde se llevará a cabo el aprendizaje y con qué recursos se contará.
Definir la estrategia de enseñanza: métodos y técnicas de capacitación
El primer paso es seleccionar el método de enseñanza más adecuado para el programa de capacitación. Existen diversas opciones según los objetivos y necesidades del equipo:
- Presencial: Favorece la interacción directa y el aprendizaje colaborativo.
- Virtual: Permite mayor flexibilidad y escalabilidad, ideal para empresas con equipos remotos.
- Híbrido: Alterna sesiones en línea y presenciales, optimizando costos y tiempo sin perder la experiencia en vivo.
- Aprendizaje basado en proyectos: Los participantes trabajan en desafíos reales, aplicando sus conocimientos de forma práctica.
- Simulaciones prácticas: Utilizadas en sectores técnicos o de seguridad, donde la práctica es esencial antes de la aplicación real.
Según Chiavenato, una vez determinada la naturaleza de las habilidades, conocimientos o conductas deseadas como resultado final de la capacitación, el siguiente paso es escoger las técnicas empleadas.
De esta forma, el propósito es optimizar el aprendizaje y maximizar su impacto. Las técnicas de capacitación pueden clasificarse en tres enfoques principales:
- Técnicas orientadas al contenido: Buscan transmitir conocimientos e información, como conferencias, lectura comentada o instrucción programada.
- Técnicas orientadas al proceso: Enfocadas en el desarrollo de habilidades y actitudes, incluyen simulaciones de roles, ejercicios de liderazgo y dinámicas grupales.
- Técnicas mixtas: Combinan conocimiento y desarrollo de habilidades, como el estudio de casos, juegos de simulación y el aprendizaje basado en problemas.
Para un diseño estructurado, también se debe considerar el tiempo y el lugar de aplicación de la capacitación. Los autores Gary Dressler y Fernando Varela, exponen que después de determinar las necesidades de capacitación, las empresas pueden elegir entre capacitación en el puesto de trabajo o capacitación externa. Esto implica definir:
- Antes del ingreso (inducción o integración del personal).
- Durante el trabajo (capacitación en servicio en el propio entorno laboral).
- Fuera del trabajo (cursos externos, certificaciones o formación especializada).
Chiavenato menciona que la selección de la técnica de capacitación dependerá del objetivo que se persiga. Por ejemplo, el aprendizaje basado en proyectos y las simulaciones son efectivas para el desarrollo de habilidades prácticas. En cambio, las técnicas de contenido estructurado como conferencias y estudios de caso son más adecuadas para la transmisión de conocimientos específicos.
Establecer un cronograma de capacitación
Definir la duración, frecuencia y cantidad de sesiones del programa es clave para estructurar el aprendizaje. Se deben considerar factores como:
- Disponibilidad de los trabajadores.
- Objetivos específicos de la capacitación.
- Modalidad de enseñanza elegida.
Asignar recursos y facilitadores
Para garantizar la efectividad del programa, es necesario contar con los elementos adecuados:
- Instructores calificados con experiencia y habilidades didácticas (Chiavenato).
- Materiales de apoyo, como manuales, videos o plataformas interactivas.
- Infraestructura tecnológica, en caso de capacitaciones virtuales o híbridas.
Además, es importante definir el espacio donde ocurrirá la capacitación. Puede implementarse en una plataforma LMS interna, mediante un proveedor externo o con materiales desarrollados por la empresa. Dessler y Varela destacan que muchas organizaciones optan por plataformas en línea para facilitar la capacitación. De esta forma, permiten mayor accesibilidad y actualización de contenidos en tiempo real.
Instrumentación del programa
La instrumentación es la fase donde el plan cobra vida. En este paso, se ejecuta la capacitación siguiendo las estrategias establecidas y asegurando que los recursos y participantes estén alineados con los objetivos del programa.
Según Chiavenato, la instrumentación de un programa de capacitación abarca:
- Coordinación de actividades y logística:
- Definir fechas y horarios de las sesiones de capacitación.
- Asignar a los instructores o facilitadores responsables.
- Garantizar la disponibilidad de los materiales y plataformas necesarias.
- Ejecución del plan de capacitación:
- Aplicación de las técnicas de enseñanza seleccionadas (presencial, virtual, híbrido, simulaciones, etc.).
- Desarrollo de sesiones teóricas y prácticas.
- Supervisión y acompañamiento a los participantes durante la capacitación.
- Monitoreo y ajustes en tiempo real:
- Evaluar el avance de los participantes.
- Recoger retroalimentación sobre la efectividad del programa.
- Realizar ajustes en la metodología o contenido si es necesario.
Evaluación del programa
El proceso de capacitación no finaliza con la ejecución del programa. Es fundamental evaluar su impacto para determinar si se han cumplido los objetivos de aprendizaje y si la inversión realizada ha generado beneficios para la organización.
Según el académico John M. Ivancevich, la evaluación consiste en comparar los resultados obtenidos con los objetivos establecidos al inicio del programa. Para ello, se pueden considerar cuatro niveles de medición:
- Reacción de los participantes: Se mide la satisfacción y percepción sobre la calidad de la capacitación.
- Aprendizaje adquirido: Se evalúa el grado en que los participantes han absorbido los conocimientos impartidos.
- Cambio en el comportamiento laboral: Se observa si los empleados aplican lo aprendido en sus tareas diarias.
- Resultados organizacionales y retorno de la inversión (ROI): Se analiza cómo la capacitación impactó indicadores clave como productividad, eficiencia, reducción de errores y desempeño general.
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Modelos de programas de capacitación y cómo aplicarlos
Los programas de capacitación pueden estructurarse siguiendo distintos modelos que se adaptan a las necesidades y objetivos de cada organización. Revisemos algunos de ellos.
1. Modelo de Formación en el Trabajo (OJT – On-the-Job Training): Capacitación práctica donde los empleados aprenden “en el trabajo” con la guía de un mentor o supervisor. Es ideal para industrias que requieren habilidades técnicas específicas.
2. Modelo de Aprendizaje Basado en Competencias: Se enfoca en el desarrollo de habilidades específicas medibles. Se utiliza en sectores donde es fundamental certificar ciertas competencias, como tecnología o atención al cliente.
3. Modelo de Formación Mixta (Blended Learning): Combina aprendizaje presencial con plataformas digitales y recursos en línea. Este modelo es efectivo para capacitar a equipos distribuidos en distintas ubicaciones geográficas.
4. Modelo 70:20:10: Propuesto por el Center for Creative Leadership en la década de 1980, este modelo sugiere que:
- El 70% del aprendizaje proviene de la experiencia en el trabajo a través de tareas desafiantes y resolución de problemas.
- El 20% de la interacción con colegas, como mentorías y aprendizaje social.
- Y el 10% de la formación que se estructura en cursos.
Este modelo es útil para fomentar un aprendizaje continuo y colaborativo, en entornos donde la práctica es clave para la retención del conocimiento.
5. Modelo de Microaprendizaje: Se enfoca en lecciones cortas y específicas, generalmente de entre 3 a 7 minutos de duración, a través de vídeos, infografías o módulos interactivos. Es ideal para empresas con dinámicas laborales aceleradas donde el tiempo de capacitación es limitado. De esta forma, los trabajadores podrán adquirir conocimientos en pequeños segmentos sin interrumpir sus actividades diarias.
Consejos para hacer un programa de capacitación
Para asegurar que un programa de capacitación sea exitoso, se deben considerar los siguientes aspectos:
- Identificar las necesidades reales de la empresa: Antes de diseñar cualquier programa, es fundamental conocer las brechas de habilidades y conocimientos existentes.
- Definir objetivos claros y medibles: Establecer metas específicas alineadas con la estrategia organizacional.
- Incluir variedad de formatos de aprendizaje: Combinar sesiones en línea, presenciales, material de lectura y ejercicios prácticos.
- Fomentar la participación activa: Implementar metodologías interactivas que incentiven el compromiso y la aplicación del conocimiento.
- Evaluar continuamente los resultados: Aplicar encuestas de satisfacción, pruebas de conocimientos y análisis de desempeño para medir el impacto del programa.
- Garantizar la aplicación del aprendizaje: Asegurar que los empleados puedan poner en práctica los conocimientos adquiridos en sus funciones diarias.
- Alinear la capacitación con el desarrollo profesional: Diseñar programas que ayuden a los empleados a adquirir habilidades relevantes para su crecimiento dentro de la empresa y sus aspiraciones de carrera.
- Fomento de una cultura del aprendizaje continuo:
Ejemplos de programas de capacitación
A continuación, se presentan ejemplos específicos de programas de capacitación exitosos en distintas industrias:
- Capacitación en Servicio al Cliente – “Experiencia del Cliente y Resolución de Conflictos”: Programas como el de Amazon y Zappos enseñan a sus trabajadores técnicas avanzadas de comunicación, escucha activa y manejo de clientes difíciles. Incluyen simulaciones de llamadas reales y entrenamiento en empatía para mejorar la experiencia del usuario.
- Capacitación en Ciberseguridad – “Protección de Datos y Seguridad Informática”: Empresas como Google y Microsoft desarrollan capacitaciones en gestión de contraseñas, phishing y protocolos de seguridad. Incluyen pruebas de penetración y simulaciones de ataques cibernéticos para reforzar la respuesta ante incidentes.
- Capacitación Técnica en Manufactura – “Seguridad y Operación de Equipos Industriales”: Empresas automotrices como Toyota implementan programas para el uso seguro de maquinaria, mantenimiento preventivo y cumplimiento de normativas como ISO 45001. Usan aprendizaje basado en realidad aumentada para la formación práctica.
- Capacitación en Ventas y Negociación – “Técnicas Avanzadas de Persuasión y Cierre de Ventas”: Empresas de retail como Walmart y empresas tecnológicas como Salesforce capacitan a sus equipos en estrategias de negociación, psicología del comprador y storytelling de ventas. Incluyen análisis de casos y ejercicios prácticos de role-playing.
- Capacitación en Liderazgo y Gestión de Equipos – “Desarrollo de Líderes Estratégicos”: Empresas como Google y General Electric ofrecen programas enfocados en toma de decisiones, resolución de conflictos y gestión de equipos multiculturales. Incorporan mentoring con ejecutivos de alto nivel y entrenamientos en pensamiento crítico.
Nicolás Cortés
Periodista y editor de contenidos en Ninja Excel con 5 años de experiencia en tratar temas de recursos humanos y capacitación corporativa. Me apasiona investigar y crear contenido práctico y relevante que ayude a los profesionales a mejorar sus habilidades y conocimientos en el ámbito laboral. Si buscas información clara, concisa y enfocada en resultados, ¡estás en el lugar correcto!