Plan de capacitación 2025: Objetivos, paso a paso + planilla gratis

Hacer un plan de capacitación para este 2025 es una de las acciones para potenciar las habilidades de tus colaboradores. Sin embargo, implementar un plan de capacitación puede no ser fácil. La gran variedad de ofertas de capacitación, la transformación digital o los recursos disponibles. Estos y otros factores puede hacer de la capacitación un lujo que pocas empresas se pueden otorgar.

No obstante, el plan de capacitación tiene un propósito esencial: alinear a las habilidades con los objetivos del negocio.

Para cualquier empresa, potenciar y fortalecer las habilidades de sus trabajadores es piedra angular de su desarrollo. El conocimiento es un activo valioso y es necesario en toda compañía. El estudio de Manpower “Escasez del Talento hecho a 49 mil personas en 41 países da cuenta de ello. Como resultado, el 76% de las empresas tiene problemas para encontrar talento con las habilidades necesarias para los trabajos. 

Frente a este escenario, desarrollar una capacitación es una de las estrategias para cerrar las brechas de habilidades. Según el mismo estudio, los empleadores están abordando este déficit invirtiendo en su gente “ahora más que nunca”. El 72% de los encuestados ya están haciendo acciones para mejorar las capacidades y habilidades de su fuerza laboral. 

El programa de capacitación ayudará a tu organización a tener una guía clara sobre las habilidades que necesita desarrollar. Si bien, puede ser un proceso complejo, aquí descubrirás cómo iniciar un plan de capacitación exitoso. El paso a paso lo tienes aquí ¡Sigue leyendo!

¿Qué es un plan de capacitación? 

El plan de capacitación es un programa estructurado cuyo propósito es mejorar los conocimientos y habilidades de los trabajadores. El objetivo es desarrollar conocimientos o habilidades para que los trabajadores lo apliquen en el lugar de trabajo. Este plan debe ser ejecutado de forma organizada y sistematizada. Además, debe crearse entre todos los departamentos de la empresa u organización.

Hacer un plan de capacitación implica el trabajo del área de personas, recursos humanos o desarrollo organizacional en:

• Identificar las necesidades de la organización en torno a la capacitación.
• Contrastarlos con las expectativas y necesidades de habilidades que los líderes tienen. 
• Sistematizar los hallazgos y hacer una propuesta o malla curricular para la capacitación.
• Desarrollar un plan de capacitación.
• Establecer los objetivos de aprendizaje y habilidades específicas por aprender.
• Aplicar la capacitación y evaluar sus efectos en la organización. 

¿Por qué es importante hacer un plan de capacitación?

La capacitación de los colaboradores es un proceso relevante. No debe ejecutarse solo por el cumplimiento de metas o estar al día con alguna normativa. La capacitación debe ser un compromiso que agregue valor en la empresa, sea en conocimientos, experiencias o resolución de problemas. 

Así lo constatan variados estudios. En el último informe de Tendencias Globales en Capital Humano hecho por Deloitte, hace hincapié en fortalecer las habilidades. El estudio enfatiza que una gestión del trabajo basado en competencias, hará más sencillo encontrar al talento adecuado.

Deloitte afirma que las empresas que trabajan en desarrollar habilidades tienen más éxito. De hecho, esas empresas tienen un 107% más de probabilidades de encontrar buenos talentos. Además, tienen un 98% más de posibilidades de retener a los trabajadores de alto rendimiento.

En resumen, hacer un plan de capacitación garantizará:

• Actualización constante en habilidades o conocimientos necesarios para el puesto de trabajo.
• Reducción de la rotación de trabajadores.
• Acelerar tareas y procesos entre distintos departamentos de la empresa.
• La organización es vista como una buena práctica.

Beneficios de hacer un plan de capacitación

Un plan de capacitación efectivo tiene una serie de beneficios tanto para colaboradores como empresas. Revisemos los principales. La información proviene de Great Place To Work:

1. Mejora en la productividad. Los colaboradores que reciben capacitación continua, enfocada en áreas clave, incrementan la eficiencia y calidad de su trabajo.

2. Reducción de la rotación. La capacitación promueve el compromiso y la lealtad. De esta forma, reduce la rotación de colaboradores y los costos asociados a contratar empleados.

3. Desarrollo de habilidades: Un plan de capacitación permite que los colaboradores adquieran nuevas competencias. Es así como facilita asumir roles de mayor responsabilidad y liderazgo.

4. Adaptación al cambio: La capacitación continua prepara a los colaboradores para enfrentar nuevas tecnologías y procesos.

5. Fomento de la innovación: La formación constante fomenta un ambiente donde los colaboradores pueden generar soluciones creativas en sus desafíos.

6. Mejora del ambiente laboral: Los colaboradores capacitados se sienten recompensados. Esto mejora la motivación, el compromiso y las relaciones en el equipo.

9 pasos para elaborar un plan de capacitación

1.- DNC o Diagnóstico de Necesidades de Capacitación: 

Es conocido como Detección de Necesidades de Capacitación. Es un estudio cuyo propósito es identificar las necesidades y requerimientos de habilidades o herramientas que tienen los trabajadores. 

Este proceso te ayudará a saber las prioridades más urgentes al momento de capacitar a tus colaboradores. Además, podrás tener resultados respecto a las expectativas de los colaboradores y líderes. También herramientas como encuestas de clima laboral aportarán a este proceso. 

Gracias a un DNC podrás saber:

• Los principales tópicos de interés por área de la empresa
• El estado actual de habilidades, competencias o conocimientos de tus colaboradores
• Conocer las expectativas y motivaciones de trabajadores y líderes en relación con su capacitación 
• El tipo de capacitación que mejor se adapte a los miembros del equipo.

2.- Objetivos SMART de la capacitación

¿Conoces el significado de la palabra “SMART”? De seguro lo has escuchado en más de una oportunidad. Esto te servirá para cumplir los objetivos de un programa de capacitación.

SMART es un acrónimo en inglés para definir objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes en un tiempo determinado. Sabiendo esto, es importante que todos los objetivos que determines tengan estos factores. Para esto, te pueden ayudar las siguientes preguntas: 

• ¿De qué forma podré determinar si este proceso es exitoso?  
• ¿Qué resultados estoy buscando?
• ¿Estos resultados están alineados a las metas de mi organización?
• ¿Podré conseguirlos en un trimestre, semestre o en un año? 

3.- Método de capacitación: ¿e-Learning, híbrido o presencial?

No hay una respuesta correcta a esta pregunta. El método de capacitación idóneo para considerar en tu plan de capacitación 2025 dependerá de la herramienta o conocimiento a potenciar. ¿Te imaginas aprender a manejar un camión en un curso 100% remoto? Lo más probable es que no.

El mejor método de capacitación será el que:

• Se adapta al trabajo de un área en particular de tu empresa.
• Pueda tener ejemplos relevantes aplicados al puesto de trabajo.
• Tenga reportes del desempeño y asistencia de tus diferentes equipos para la toma de decisiones.
• Sea flexible a los horarios y los tipos de jornada laboral de tu organización.
• Pueda generar un entorno para compartir conocimientos. 
• Disponga de materiales de capacitación efectivos y coherentes con tu entorno laboral

4.- Presupuesto y financiamiento de la capacitación

Un factor relevante que todo plan de capacitación debe incluir es el presupuesto. Es crucial conocer el dinero que tienes para elegir el proveedor para capacitar. 

Para planificar y ver cómo armar tu presupuesto, considera primero los ítems básicos. ¿La capacitación se llevará a cabo en un lugar presencial? Considera el transporte ¿El proceso será de más de 4 horas? Piensa en incluir la comida.

Por último, analiza si necesitarás insumos o materiales para la capacitación. Todos esos gastos deben estar incluidos en el programa que te ofrezca el proveedor.

5.- Priorizar los asistentes de la capacitación 

Capacitar a todos los colaboradores de una empresa es el mejor de los escenarios, sin embargo, es poco realista. Los recursos asignados para ejecutar el plan de capacitación pueden ser escasos, por tanto, es esencial priorizar. Apóyate en los hallazgos de la Detección de Necesidades de Capacitación y determina a quién proponer la capacitación según:

• Resultados de su evaluación de desempeño laboral.
• Medición diagnóstica en herramientas o habilidades críticas en función de su puesto de trabajo.
• Motivación y entusiasmo del equipo en capacitarse.
• Proyección de ROI que puede entregar el colaborador capacitado a la empresa.

6.- Elegir el proveedor de capacitaciones

Elegir un buen proveedor es una de las partes más relevantes de tu plan de capacitación. Cuando ya sepas cuándo, en qué, a quiénes capacitar y tengas el presupuesto disponible, debes encontrar el proveedor adecuado.

En el mercado hoy existen muchas opciones que varían en metodologías, formatos y modalidades. Al cotizar, ten en mente los objetivos de la capacitación que viste en principio. Es importante que te mantengas fiel a tu programa. 

7.- Ejecutar la capacitación  

La ejecución de una capacitación es una etapa crucial en el desarrollo de habilidades y conocimientos. Aquí es donde se aplica el plan de capacitación en plenitud. Durante la ejecución debes ir verificando:

• El cumplimiento de los plazos de inicio y término de la capacitación. Puedes organizar cada una de las acciones de la capacitación mediante un plan de trabajo. En Ninja Excel tenemos una planilla en Excel esencial para ti. 
• Ir monitoreando la asistencia de los colaboradores a las sesiones de capacitación.
• Atender dudas y consultas respecto al contenido de la capacitación.
• Responder dudas y consultas respecto al uso de la plataforma donde se ejecuta las actividades de capacitación. 
• Conversa con tu proveedor de formación ante cualquier duda tuya o de los participantes.

8.- Certificar la capacitación

¡Es hora de compartir lo aprendido! Un paso fundamental para completar todo plan de capacitación es la retribución de las certificaciones. 

Puede ser en certificado, una insignia o un diploma. Esta será la forma de constatar las horas dedicadas al aprendizaje y la temática aprendida. Con una certificación, podrás garantizar: 

• La comprensión de los conocimientos que tiene un colaborador sobre un tema en particular o general.
• Las horas de estudio dedicadas.
• Código de validación que comprueban la autenticidad del certificado. 

9.- Medir el éxito de tu plan de capacitación

SMART es un acrónimo en inglés en el cual la “M” es measurable lo que en español significa “medible”. En ese sentido, para poder calcular el éxito de tu programa de capacitación necesitas definir un marco de referencia. 

KPI, OKR, o ROI: elige como medir

KPI (Key Performance Indicator). Es un indicador clave de rendimiento que mide el éxito de una actividad específica dentro de una organización. Los KPIs se utilizan para evaluar el progreso hacia objetivos estratégicos.

OKR (Objectives and Key Results). Es una metodología de gestión que se utiliza para establecer metas y resultados clave. Un OKR tiene un objetivo (lo que se quiere lograr) y varios resultados clave (cómo se medirá el progreso).

ROI (Return on Investment). El retorno de inversión es una medida financiera. Mide la ganancia o pérdida de una inversión en relación a su costo.

Se calcula como una relación entre el beneficio neto y la inversión inicial. Un ROI positivo indica que la inversión ha sido rentable, mientras que un ROI negativo significa pérdidas​. La evaluación del impacto de las capacitaciones se puede determinar desde el ROI.

Si quieres saber más sobre esto, puedes ver nuestro webinar “Medición del Impacto de la Capacitación: Un desafío pendiente para Latam.” Fue hecho en conjunto con Rodrigo Lara, socio principal del ROI Institute.

7 consejos de alto impacto para elaborar Plan de Capacitación 2025

Para que el plan de formación logre los efectos de aprendizaje y desarrollo deseados en el equipo, te aconsejamos lo siguiente:  

1. Comunica el propósito y los objetivos de la capacitación. Todos los colaboradores y encargados del plan deben entender su propósito y objetivos. Esto ayudará a garantizar que todos estén en la misma página y trabajen hacia los mismos resultados.
2. Realiza encuestas a tus trabajadores. La mejor fuente de información sobre el rendimiento y las necesidades de aprendizaje son tus equipos. Ellos conocen en qué áreas o temas se pueden mejorar
3. Fomenta una mentalidad de “aprendizaje constante”: ¡Que nada los detenga! Ser un miembro activo en el fomento de una cultura de aprendizaje continuo en tu organización. 
4. Informar regularmente sobre los resultados de la capacitación: Es importante mantener a todos informados a todos los involucrados en el proceso. El área de personas, los líderes de cada departamento y la empresa deben conocer el progreso del plan de capacitación. También deben estar al tanto de los resultados obtenidos.
5. Asegúrate de que tu programa de capacitación esté alineado con las metas estratégicas del negocio. Obtén el respaldo de los líderes, conoce las metas y estrategia de la empresa. De esta forma, sabrás cómo podrá impactar tu programa de capacitación en esos objetivos. 
6. Entrega la capacitación utilizando métodos que conducirán a resultados clave. Elige métodos de entrega que sean efectivos para tu audiencia objetivo y que conduzcan a los resultados deseados. Puedes conocer más en este artículo sobre los diferentes métodos de capacitación. 
7. Mide y repite: Finalmente, es importante medir la efectividad de tu plan de capacitación y hacer ajustes según sea necesario. Esto significa recoger la opinión de los trabajadores con encuestas de satisfacción. También se deben hacer evaluaciones formales del rendimiento. Además, se pueden usar otras métricas para medir el impacto en el lugar de trabajo.

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¡Ya es hora de llegar a tu equipo al siguiente nivel! En Ninja Excel hemos creado una plantilla para ti.

Esta plantilla será tu gran aliado para organizar tu plan de capacitación 2025. También te ayudará a aplicar todos los consejos de esta nota. Con esta plantilla podrás:

• Registrar los datos de todos los miembros de tu empresa según variables como nombre, área, número de identificación, entre otros.
• Acceso a un dashboard con datos de desempeño e inversión en capacitación. 
• Registro de tiempos y contenidos de la capacitación

¡Descarga ya!