Evaluación de la capacitación: qué es, técnicas y beneficios
La evaluación de la capacitación es una herramienta estratégica para conocer el impacto de la formación en los trabajadores. No solo se trata de tener cursos completados o cumplir normativas. El objetivo es medir la eficacia de la inversión en capacitación e identificar oportunidades de mejora. Hacer este análisis garantizará que el plan de capacitación que elabores, ayude los objetivos estratégicos de la empresa.
De acuerdo con la Association for Talent Development (ATD) las organizaciones que invierten en la capacitación tienen una menor rotación voluntaria. Según ATD, reemplazar a un trabajador puede llegar a costar hasta el 400% de su salario.
Por ello, evaluar la capacitación para los trabajadores va mucho más allá de saber lo que aprendieron (y lo que no). Si quieres aprender a evaluar el impacto de tus formaciones ¡estás en el lugar correcto! En este blog de Ninja Excel te dejaremos como todo un experto en medir el impacto de tu formación.
¿Qué es la evaluación de una capacitación?
La evaluación de la capacitación se define como el proceso sistemático que mide la eficacia y el retorno de inversión (ROI). Además, evalúa la satisfacción de los participantes (reacción), el aprendizaje obtenido, y cómo aplican lo aprendido (comportamiento). Por último, analiza el impacto final en los resultados organizacionales.
En este enfoque integral para el análisis de los efectos de la capacitación necesitas de muchas variables. Por ejemplo: considerar la metodología de la capacitación, contenidos, usabilidad y experiencia de la plataforma de capacitación. De esta forma, comprobarás si hay una transferencia de la capacitación al puesto de trabajo.
Beneficios de hacer una evaluación de capacitación
Realizar una evaluación de la capacitación es una inversión que beneficiará a tu empresa en estos aspectos ¡Revisemos!:
- Optimización de recursos: Lograrás identificar los programas de capacitación más efectivos. Lo verás en métricas como índice de participación, cursos completados a la fecha o retroalimentación de los participantes.
- Mejora en los cursos impartidos: Así puedes identificar mejoras en el diseño, contenido y continuidad de la capacitación.
- Calcular el Retorno de la Inversión (ROI): La evaluación permite medir el ROI en función de indicadores. Por ejemplo: ventas, reducción de costos, retención de talento y otros KPI.
- Mayor engagement laboral. Los trabajadores están más comprometidos al ver que la empresa invierte en su desarrollo y su feedback es requerido.
- Toma de decisiones basadas en datos. Obtendrás datos objetivos y confiables que respaldan las futuras inversiones en capacitaciones. De esta manera, los planes de capacitación estarán alineados con los cambios del negocio y/o del mercado laboral.
Métricas claves que necesitas para una evaluación de capacitación
La elección de las métricas adecuadas es fundamental para medir el éxito de la capacitación. Aquí te presentamos 4 ideas:
- Nivel de satisfacción de los participantes. Dato relevante para saber acerca de: la calidad de la experiencia de aprendizaje, el contenido y la efectividad del instructor. Esto lo descubrirás con encuestas de satisfacción de curso.
- Retención de conocimiento. Esta métrica es para saber el conocimiento retenido por el estudiante. Lo puedes medir en pruebas, cuestionarios o evaluaciones prácticas.
- Aplicación de los conocimientos y habilidades en el trabajo. Esta métrica verifica si se aplica lo aprendido en el trabajo. Se puede medir a través de la observación directa, evaluaciones de desempeño o feedback de supervisores y colegas.
- Impacto en el negocio: Esta métrica evalúa el impacto de la capacitación en los resultados del negocio. Ejemplos: aumento de las ventas, la reducción de costos, la satisfacción del cliente (interno o externo) y la retención de trabajadores.
Técnicas para hacer la evaluación del impacto de la capacitación
Existen diversos modelos y técnicas para evaluar el impacto de la capacitación. Cada uno de ellos, tiene un enfoque y nivel de complejidad diferente. A continuación, te presentamos los más populares:
Modelo de Kirkpatrick
El modelo de Kirkpatrick es uno de los tipos de evaluación más usados. Su propuesta consta de cuatro niveles de evaluación:
1-Reacción:
Mide la satisfacción de los participantes con la capacitación. Para ello, usa encuestas de satisfacción, entrevistas o grupos focales. De esta forma, podrás recopilar retroalimentación sobre la calidad del contenido, la metodología de enseñanza y la experiencia general.
Se recomienda hacer encuestas usando la escala de Likert para dar más de una opción binaria (si/no o bueno/malo). Algunas ideas de preguntas en esta escala para evaluar una capacitación en Excel sería:
Satisfacción general:
- ¿Qué tan satisfecho/a estás con la capacitación en Excel que recibiste?
- ¿La capacitación cumplió con tus expectativas iniciales? ¿Por qué?
Relevancia del contenido:
- ¿Consideras que los temas abordados en la capacitación fueron relevantes para tu trabajo diario?
- ¿El contenido del curso fue útil para mejorar tus habilidades en Excel?
Ambiente de aprendizaje:
- ¿Cómo describirías el ambiente de aprendizaje durante la capacitación en Excel?
- ¿El entorno (virtual o presencial) fue adecuado para facilitar tu aprendizaje en Excel?
Aplicabilidad percibida:
- ¿Sientes que podrás aplicar lo aprendido en Excel en tu trabajo cotidiano?
- ¿Consideras que los ejemplos prácticos fueron aplicables a situaciones reales de trabajo?
Sugerencias para mejoras:
- ¿Qué aspectos de la capacitación en Excel mejorarías para futuras sesiones?
- ¿Hay algún tema de Excel que consideres que debería haberse tratado con más profundidad?
2-Aprendizaje:
Evalúa el grado en que los participantes adquirieron los conocimientos y habilidades deseados. Para ello, usa pruebas previas y posteriores a la capacitación. En nuestro ejemplo de una capacitación en Excel, podemos utilizar evaluaciones diagnósticas para saber el nivel de Excel de los participantes.
Los cuestionarios, evaluaciones prácticas o simulaciones también sirven para medir el aprendizaje.
3-Comportamiento:
Este nivel mide si los participantes están aplicando lo aprendido en su trabajo. Para ello, puedes utilizar:
- Feedback de jefaturas, trabajadores de diferentes estamentos, proveedores o clientes.
- Evaluaciones de desempeño.
- Evaluaciones a 360° (con todos los stakeholders antes mencionados).
- Observación directa.
4-Resultados de la evaluación:
Evalúa el impacto de la capacitación en los resultados del negocio. Observa KPIs sobre datos financieros, comerciales, encuestas de satisfacción de clientes y cualquier otras herramientas de medición de rendimiento.
Es importante establecer una línea base antes de la capacitación para poder comparar los resultados y determinar el impacto real.
Modelo ROI de Philips
El modelo ROI de Philips se enfoca en calcular el retorno de la inversión de la capacitación. De esta forma, con este modelo podemos comparar los beneficios económicos obtenidos versus los costos incurridos.
El modelo ROI es una extensión del modelo de Kirkpatrick. En los años 70, Jack Philips añade un quinto nivel centrado en el retorno de la inversión (ROI). Este nivel busca cuantificar el beneficio económico de la capacitación en relación con su costo. Para calcular el ROI, se utiliza la siguiente fórmula:
Modelo de 5 niveles de evaluación Kaufman
Kaufman expande los niveles de Kirkpatrick al introducir dos nuevas dimensiones:
- Input (entrada): Se evalúan los recursos, tiempo y esfuerzo invertidos en la capacitación.
- Process (proceso): Analiza la calidad del proceso de entrega de la capacitación.
- Acquisition (adquisición): Evalúa el grado de adquisición de conocimientos y habilidades.
- Application (aplicación): Similar al nivel de comportamiento de Kirkpatrick, analiza cómo se aplican los conocimientos en el trabajo.
- Societal outcomes (resultados sociales): Considera el impacto a nivel organizacional y en la sociedad. Amplía el contexto de análisis.
Modelo CIRO
El modelo CIRO (Contexto, Insumo, Reacción, “Resultado” en español) ofrece una evaluación más holística de los programas de capacitación:
- Contexto: Se analiza el entorno y las necesidades que dieron lugar a la capacitación.
- Insumo: Evalúa los recursos y procedimientos utilizados en la capacitación, como materiales y métodos de enseñanza.
- Reacción: Similar al primer nivel de Kirkpatrick, mide la satisfacción de los participantes.
- Resultado: Examina el impacto en el rendimiento individual y organizacional.
Este modelo es útil para una evaluación integral desde la planificación hasta los resultados. Por ello, es recomendado para evaluar las capacitaciones de roles más estratégicos en las empresas. Por ejemplo, las altas gerencias o directivos.
Herramientas para evaluar la capacitación
Existen diversas herramientas que pueden facilitar la evaluación de la capacitación.
- Encuestas y cuestionarios. Para medir la calidad del contenido, metodología de aprendizaje, los materiales disponibles y la satisfacción de los participantes.
- Pruebas y exámenes: Te ayudarán a saber si hubo retención y aplicación del conocimiento en el puesto de trabajo.
- Evaluaciones de desempeño: Las empresas pueden incluir la revisión de indicadores clave de rendimiento (KPI), dependiendo del perfil de cargo.
Lo importante: ¿Cuándo evaluar la capacitación?
De acuerdo con Rodrigo Lara, director Instituto ROI Latinoamérica, es recomendable que midas el impacto de tus programas de capacitación cuando:
- Son programas que se repiten en el tiempo.
- Es una capacitación con alta inversión, en dinero y tiempo.
- En programas claves para la organización, en términos operacionales o estratégicos (Ejemplo: Experiencia en clientes).
Conclusiones
La evaluación de la capacitación no es simplemente un proceso administrativo. Es una herramienta estratégica para garantizar que las inversiones en desarrollo de talento generen los resultados esperados.
Al implementar un sistema de evaluación continuo, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora y optimizar el desempeño de sus empleados. Además, potencia a las empresas en alcanzar sus metas estratégicas de manera más eficiente.
Preguntas Frecuentes
La evaluación de la capacitación es importante porque permite:
- Medir la eficacia de los programas de capacitación y saber si están logrando los resultados esperados.
- Identificar áreas de mejora en el diseño, contenido y método de la capacitación.
- Optimizar la inversión en capacitación y garantizar un ROI positivo.
- Demostrar el valor estratégico de la capacitación a la alta dirección y a los stakeholders.
- Aumentar la motivación y el compromiso de los trabajadores al demostrar que la empresa invierte en su desarrollo.
- Tomar decisiones basadas en datos sobre futuras inversiones en capacitación.
- Mejorar continuamente la capacitación y el desarrollo de los colaboradores .
- Asegurar que la capacitación esté alineada con las necesidades cambiantes del negocio y del mercado laboral.
Los modelos de evaluación de capacitación son marcos teóricos que proporcionan una estructura para evaluar la eficacia de la capacitación. Algunos de los modelos más utilizados incluyen:
- Modelo de Kirkpatrick: Evalúa la capacitación en cuatro niveles: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados.
- Modelo ROI de Philips: Se enfoca en calcular el retorno de la inversión de la capacitación.
- Modelo CIRO: Evalúa la capacitación en cuatro etapas: contexto, input, reacción y resultados.
- Modelo de Brinkerhoff: Se centra en la evaluación del impacto de la capacitación en el desempeño laboral.
- Modelo de Kaufman: Amplía el modelo de Kirkpatrick añadiendo un quinto nivel: retorno de la inversión.
Las herramientas para evaluar la capacitación pueden ser cuantitativas o cualitativas:
- Cuantitativas: Encuestas, cuestionarios, pruebas, exámenes, evaluaciones de desempeño, observación directa, análisis de datos en plataformas de E-Learning.
- Cualitativas: Entrevistas, grupos focales, estudios de caso, análisis de contenido.
Los datos de la evaluación de la capacitación se pueden analizar utilizando diferentes métodos y herramientas, como:
- Análisis estadístico: Permite identificar patrones, tendencias y correlaciones en los datos.
- Microsoft Excel: Facilita el análisis y la visualización de datos.
La evaluación de la capacitación beneficia a todos los stakeholders involucrados en el proceso de capacitación:
- Trabajadores: Reciben capacitación relevante y de calidad que mejora su desempeño y desarrollo profesional.
- Gerentes: Obtienen empleados más competentes y productivos, lo que mejora los resultados del equipo y del departamento.
- Alta dirección: Obtiene un retorno de la inversión positivo en la capacitación y una fuerza laboral más preparada para enfrentar los desafíos del negocio.
- Clientes: Reciben un mejor servicio y productos de mayor calidad gracias a empleados más capacitados.
- Sociedad: Se beneficia de una fuerza laboral más educada y competente, lo que contribuye al desarrollo económico y social.
Nicolás Cortés
Periodista y editor de contenidos en Ninja Excel con 5 años de experiencia en tratar temas de recursos humanos y capacitación corporativa. Me apasiona investigar y crear contenido práctico y relevante que ayude a los profesionales a mejorar sus habilidades y conocimientos en el ámbito laboral. Si buscas información clara, concisa y enfocada en resultados, ¡estás en el lugar correcto!