Capacitación presencial versus online: Lo que debes saber

Nadie tiene la piedra filosofal en cuanto a modalidades de capacitación se trata. La capacitación presencial y online son dos modalidades de capacitación útiles para cualquier organización. Como ya hemos mencionado, todo depende del tipo de empresa, la edad y educación de los trabajadores y su acercamiento a las tecnologías.

Si bien, los métodos de capacitación online explotaron a causa de la pandemia, el regreso de las actividades presenciales ha sido el motivo inicial para volver a la capacitación presencial.

Según una encuesta del Instituto de Investigación de Gensle realizado en México el año 2022, el 54% de los encuestados regresaría a las actividades presenciales para mejorar su desarrollo profesional. A pesar de que la capacitación presencial es valiosa para el colaborador, en cuanto a la interacción en vivo o la mejora de relaciones interpersonales, la capacitación online es más barata, rápida y sencilla de implementar en términos logísticos. 

Cuando has elaborado la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) o el Plan de Capacitación Anual, ¿Cuál método es el más certero para tu organización?, ¿Qué modalidad responde mejor a las necesidades de tu empresa? 

Si estás en medio de algunos de estos procesos y necesitas decidir el mejor método de capacitación estás en el lugar correcto. En el siguiente artículo de Ninja Excel, hablaremos sobre los métodos de capacitación presencial y online. Además, describiremos sus características, ventajas y desventajas y cómo elegir el más adecuado para tu equipo. 

¿Qué es una capacitación presencial?: definición   

La capacitación presencial es la enseñanza en persona. En esta modalidad, el capacitador, profesor o expositor está en el mismo lugar que los estudiantes. Es calificado como el método más “tradicional”, ya que se realiza en una sala o auditorio, a una hora establecida. Por lo general, no existe registro del evento. 

Características de una capacitación presencial 

Las características que se destacan de hacer una capacitación presencial son las siguientes: 

• Interacción en vivo: Los estudiantes y el capacitador pueden interactuar en persona y hacer preguntas en tiempo real.
• Comunicación no verbal: Los estudiantes pueden leer las expresiones faciales y el lenguaje corporal del capacitador para entender mejor el contenido.
• Aprendizaje sincrónico: El aprendizaje al mismo tiempo y en el mismo lugar.
• Personalización: El capacitador puede adaptar la capacitación en tiempo real para satisfacer las necesidades específicas de los estudiantes. Utilizará formas de capturar su atención, sea en la interacción, presentación o materiales a disposición. 
• Aprendizaje en grupo: Los estudiantes pueden aprender de sus compañeros y trabajar en equipo. Refuerza las relaciones interpersonales entre los pares. 
• Impartidas por la empresa o externas: Desde ESAN afirman que esta capacitación puede ser impartidas en la propia empresa (in company). También puede ser fuera de las instalaciones de la empresa, a partir de un proveedor externo que brinda el servicio de capacitación o en un lugar fuera (una sala de conferencias arrendará para ello). 

Ventajas de hacer una capacitación presencial 

Existen muchas ventajas para hacer una capacitación presencial son los siguientes

• Mejora de la participación y el compromiso: Los estudiantes pueden sentirse más comprometidos y motivados para aprender debido a la interacción en persona y la atención individualizada del capacitador. Además, pueden debatir sus distintos puntos de vista. 
• Conexiones personales: Los estudiantes pueden establecer conexiones personales con sus compañeros y el capacitador, lo que puede ser útil para el desarrollo profesional y la construcción de redes.
• Mayor retención de conocimientos: Los estudiantes pueden recordar mejor el contenido cuando se les enseña en persona y pueden hacer preguntas y recibir retroalimentación inmediata.
• Apreciación: la capacitación se ofrece para ayudar al trabajador, lo que es bien visto por él para desarrollar sus habilidades. 
• Networking: Una capacitación presencial fortalece las redes de contacto y conocimiento entre personas de las mismas o diferentes áreas. 

Desventajas de una capacitación presencial 

Sin embargo, en toda modalidad también presenta sus desventajas. En este caso, para una capacitación presencial sucede lo siguiente 

• Gastos y costos: Suele ser más costoso esta modalidad por los gastos de arriendo de local, viajes, comida o catering e incluso alojamiento si es en otra ciudad.  Para una empresa grande y con recursos limitados, quizás no sea la mejor opción entre menor esfuerzo y mayor recompensa. 
• Tiempo: El tiempo empleado en la producción (si no se destina a un proveedor externo), los traslados al lugar o inclusive, el tiempo mismo de la capacitación.
• Logística: La habilitación de la sala, auditorio o local, planificación de los involucrados en el evento y solución de imprevistos (fallas técnicas, por ejemplo) puede afectar el resultado de la capacitación. 
• Resultados del aprendizaje: A pesar de que la instancia es igual para todos, quizás no todos los trabajadores estarán cómodos con esta modalidad. Por ende, puede haber resultados disímiles en la capacitación.  

¿Qué es un método de capacitación online?: definición

El método de capacitación online, a distancia o virtual, es la enseñanza a través de una plataforma virtual. Vale decir, todo el proceso de aprendizaje, desde el acceso a las lecciones, feedback, material de estudios, e incluso, ayuda de un tutor, instructor o profesor, se realiza en un entorno virtual. 

También desde Elucidat,  es cualquier “tipo de capacitación que los empleados pueden realizar a través de una laptop, tablet o teléfono inteligente”. 

Características de la capacitación online

Algunas características de la capacitación online o virtual son las siguientes. 

• Puede funcionar en un entorno E-Learning o a través de videoconferencias virtuales por medio de Zoom o Teams. 
• Puede ser sincrónica (si los participantes se conectan al mismo tiempo en una conferencia) o asincrónica (si los usuarios lo realizan al tiempo que puedan). 
• Los usuarios acceden al contenido en cualquier momento y lugar.
• El contenido puede ser más fácilmente actualizado y modificado según sea necesario. Puede ser por la propia oferta académica o malla curricular del proveedor de capacitación. También puede ser en función de la demanda de la empresa. 
• Es escalable, ya que impacta en una gran cantidad de usuarios al mismo tiempo. 

Ventajas de la capacitación online

• Ahorro en costos y tiempo: Puede ser más rentable debido a la eliminación de costos de viaje y alojamiento. De acuerdo con un estudio de la consultora Brandon Hall,  la capacitación en línea disminuye entre un 40% a un 60% el tiempo que los trabajadores dedican a la capacitación. 
• Flexibilidad: Adaptarse a los tiempos de los trabajadores y poder congeniar su vida profesional y personal. Pueden acceder al contenido de la capacitación en cualquier momento y lugar. Solo necesitan un computador y conexión a internet. También es definida como una modalidad “asincrónica” por estos mismos motivos. 
• Reforzamiento: En los entornos de capacitaciones online, hay oportunidad de repasar, memorizar, reforzar e incluso repasar ciertas partes de la capacitación que no entendió bien.
• Agilidad: Existe un ahorro de tiempo en las lecciones, sobre todo si son a través de videos breves de 2 a 5 minutos. 
• Participación: En sistemas online que disponen de foros o instancias grupales de participación, es ventajoso hacer capacitación. 
• Fomenta la autonomía:  los alumnos saben el tiempo y la meta a llegar, eso les desafía a ser más autónomos en administrar sus rutinas de aprendizaje. 
• Control de los avances: los métodos de capacitación online al tener todo integrado en uno, también cuenta con entornos donde los administradores ven el estado de avance del colaborador. 

Desventajas de la capacitación online

Algunas desventajas que implicará la capacitación online serían: 

• Poco personalizado: Puede ser menos personalizada y adaptada a las necesidades individuales de los participantes.
• Poca motivación: El usuario puede ver que sea más sencillo hacer esta capacitación que una presencial. Por ende, puede subestimar el realizar este tipo de aprendizaje. 
• Menor efectividad dependiendo de la habilidad:  efectiva para enseñar habilidades prácticas y técnicas específicas.
• Autodisciplina:  El no tener una rutina o sentirse poco desafiado en superar sus habilidades o conocimientos, hará que pueda subestimar esta modalidad. 
• Problemas de conexión: El internet o el equipo puede incidir en la calidad de la capacitación.

¿Cómo decidir entre distintas modalidades de capacitación? 

Es importante tomar en cuenta una serie de variables antes de decidir uno u otro método de capacitación. ¿Cómo hacerlo? Aquí dejamos una serie de ideas claves. 

1. Hacer un análisis de las brechas de habilidades que existen en la organización.
2. Identificar las competencias y habilidades que se necesitan para cumplir con los objetivos de la empresa.
3. Obtener información de la situación de habilidades de los trabajadores y sus principales necesidades.
4. Determinar los públicos objetivos y atender al método más efectivo, según sus conocimientos, edad o rol dentro de la empresa.
5. Elaborar un DNC que reúna todos los antecedentes para luego elaborar un Plan de Capacitación.