Excel para calcular horas extras: Conoce aquí como hacerlo
Usar Excel para calcular horas extras es uno de los mejores movimientos que puedes hacer para potenciar el proceso de pagar salarios en tu empresa.
La herramienta de Microsoft hace que esto sea realmente fácil, sin embargo, es necesario conocer todos los elementos involucrados para obtener los montos correctos. Si quieres conocer más funciones para potenciar tu cálculo de horas extras, puedes hacerlo con nuestro Curso de Excel Básico.
¿Qué son las horas extras en el trabajo?
Se consideran horas extras en el trabajo a todas aquellas que excedan la jornada laboral pautada en el contrato del empleado. Tiene dimensiones muy interesantes de cara al empleado y al empleador, considerando que, el primero aumenta sus ingresos, mientras que el segundo incrementa la producción.
Es de resaltar que, las horas extras tienen un monto determinado y diferente a la hora de trabajo que se contempla dentro de la jornada. Además, están rodeadas de una serie de normativas de ley que varía de acuerdo al país en donde te encuentres. Esto, junto al hecho de que forma parte del salario del trabajador, hace que su cálculo sea un tema prioritario.
El uso de Excel para calcular horas extras, reducirá al 100% el margen de error al obtener los montos a pagar.
¿Por qué es importante calcular las horas extras?
En primer lugar, porque las horas extras forman parte del compromiso de la empresa con el empleado, donde, esta extiende sus operaciones más allá de la jornada normal, a cambio de una contraprestación económica. Además, el hecho de tener un costo diferente a la hora de trabajo, implica la necesidad de que sus cálculos sean completamente correctos.
El factor tiempo también es de considerar, cuando estos pagos deben realizarse en un lapso determinado. De esta forma, llevar el control de horas extras en Excel es un elemento que marcará la diferencia, al reducir el tiempo que inviertes en esta tarea.
¿Cómo calcular las horas extras en Excel?
Crea un documento que será tu nueva planilla de horas extras en Excel, donde efectuarás los cálculos que necesitas.
Una vez listo, sigue los pasos que detallamos a continuación.
Contabilizar las horas totales trabajadas
En primer lugar, debemos conocer la cantidad de horas totales que ha trabajado el empleado durante la jornada y el mes o quincena.
Esto lo obtenemos a través de la resta de los datos de hora de salida y hora de entrada de cada día y sumando los resultados para generar un total.
Contabilizar las horas regulares trabajadas
El segundo paso será distinguir las horas regulares trabajadas, de las horas extras en cada día. Para ello debemos ocupar una nueva celda y aplicar la fórmula condicional SI.
=SI (Horas trabajadas día > Jornada Diaria, Horas trabajadas día, Jornada Diaria)
Donde, la Jornada Diaria debe representar la cantidad de horas de trabajo pactadas en el contrato.
Aplicar las fórmulas y calcular las horas extras
Por último, obtendremos la cantidad de horas extras utilizando la misma fórmula anterior, pero con una combinación de cálculos diferente. En este caso tendríamos que ingresar:
=SI (Horas trabajadas día > Jornada Diaria, Horas trabajadas día – Jornada Diaria, 0)
Esto quiere decir que, si las horas trabajadas en el día superan a la cantidad pautada en la jornada diaria, se restarán ambos valores para obtener las horas extras.
Beneficios de usar Excel para calcular horas extras
Manejar tus reportes de horas extras en Excel te dará una serie de beneficios que potenciarán por completo todo el proceso de pagos y reducirá los errores. A continuación, te comentamos un poco de las bondades con las que puedes contar.
Garantiza los pagos de salario exactos
Tal y como mencionamos antes, reducir el margen de errores es vital en cualquier proceso para calcular pagos y horas extras. En este caso, Excel representa una alternativa inmejorable, considerando que, la realización de cálculos es su área medular.
Mejora la organización del personal
Quienes se encargan de llevar a cabo los cálculos de salarios tendrán en Excel una forma mucho más organizada de gestionar las horas extras. De esta manera, es posible crear un documento para cada empleado o una pestaña dentro de un libro.
Permite administrar el tiempo de manera más eficaz
Esto quiere decir que, calcular las horas extras de tus empleados ya no te tomará la misma cantidad de tiempo, por lo que puedes dedicarte a otras actividades de interés. Al reducir la carga de trabajo y por ende, el lapso que toma completarla, podemos hacer un uso más eficaz del tiempo, abordando otras áreas.
Preguntas relacionadas
Para calcular las horas extras de una jornada diurna en Excel, solo debemos mantener la fórmula de restar la hora de salida y la hora de entrada. Sin embargo, cuando el turno comienza en la noche y acaba al día siguiente, debemos agregar +24 al final. Es decir:
Hora de Salida – Hora de Entrada + 24.De esta manera, ocuparemos la Función SI para que Excel identifique cuando sumar 24 y cuando no. Nos quedaría una fórmula como esta:=SI (Hora de Salida<Hora de Entrada; Hora de Salida - Hora de Entrada + 24; Hora de Salida - Hora de Entrada)
En el cálculo de horas extras desde Excel se pueden involucrar muchas fórmulas. Esto puede ser tan simple o tan complejo como te lo propongas. Sin embargo, las más comunes son la Función SI y las fórmulas de SUMA y RESTA.
Nicolás Cortés
Periodista y editor de contenidos en Ninja Excel con 5 años de experiencia en tratar temas de recursos humanos y capacitación corporativa. Me apasiona investigar y crear contenido práctico y relevante que ayude a los profesionales a mejorar sus habilidades y conocimientos en el ámbito laboral. Si buscas información clara, concisa y enfocada en resultados, ¡estás en el lugar correcto!