[Guía] Plantilla en Excel de nómina de trabajadores

Hacer una plantilla en Excel para la nómina de trabajadores puede ser un proceso largo. Sin embargo, una plantilla en Excel te ayudará con algunas variables para armar la nómina. Horas trabajadas, horas extras, descuentos por seguridad social o previsión, bonos por cumplimiento o beneficios. Estas y otras consideraciones a remunerar debes tener en cuenta a la hora de elaborar una nómina.

Para iniciar en una base solida, en Ninja Excel hemos elaborado una plantilla gratis en Excel que seguro te servirá en tus procesos. ¡Sigue leyendo y descubre como utilizar la plantilla para hacer la nómina correcta!. Podrás calcular el salario, evitando errores y ahorrando mucho tiempo.

¿Qué es una nómina de un trabajador?

Es una constatación en donde se incluyen todos los aspectos relacionados con los pagos y deducciones que se aplican al trabajador. Desde el aspecto contable puede referirse también al monto que se entrega a los empleados por concepto de sus labores durante un tiempo determinado.

¿Para qué sirven las nóminas de los empleados de una empresa?

Las nóminas de empleados en una empresa, entendidas como documentos contables, tienen implicaciones de varios tipos que marcan sus funciones. Sirve para varios propósitos importantes en la gestión de personas y la administración de una empresa. A saber algunas de ellas son:

1. Eficiencia: Automatiza el proceso de cálculo de salarios, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar estos cálculos manualmente.
2. Precisión: Minimiza los errores humanos que pueden ocurrir al calcular y deducir impuestos, contribuciones a la seguridad social, beneficios y otras deducciones.
3. Cumplimiento legal: Ayuda a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones laborales y fiscales al asegurar que todos los cálculos y deducciones se realicen correctamente.
4. Registro: Proporciona un registro histórico de los pagos de nómina, lo cual es útil para la contabilidad interna y las auditorías.
5. Claridad para los empleados: Ofrece a los empleados un desglose claro y comprensible de su compensación, las deducciones y el salario neto.

¿Qué elementos debe contener una nómina?

Los elementos o indicadores que debe contener una nómina en Excel son los siguientes:

• Encabezado: ubicado en la parte superior del documento, contiene datos como el nombre de la empresa, dirección, nombre del trabajador, DNI, cédula de identidad y antigüedad.
• Percepciones: como su nombre lo indica, se refiere a todos los montos percibidos por el trabajador producto de sus labores. Esto implica desde el salario base, hasta las horas extras y bonificaciones. Vale decir, será el monto de su salario en bruto.
• Deducciones: son todos los descuentos aplicados sobre las percepciones. Esto incluye anticipos, ausencias, aportes a la Seguridad Social, entre otros.

¿Cómo hacer una nómina en Excel con fórmulas?

Aunque siempre podemos optar por el uso de una plantilla, resulta interesante conocer cómo hacer una nómina en Excel con fórmulas. Se trata de un proceso bastante simple cuando conocemos los elementos necesarios para sus cálculos.

En ese sentido, primero tendremos que sumar todos los montos correspondientes a las percepciones del trabajador, para ello ocuparemos la función =SUMA. Igualmente, debemos repetir este paso con todos los montos de las deducciones. 

El último movimiento será aplicar la función =RESTA para sustraer el total de las deducciones al monto total de las percepciones, a fin de obtener el monto definitivo que devengará el empleado.

¿Qué aspectos se debe considerar para crear una nómina de personal en Excel?

Cuando creamos una nómina de trabajadores en Excel, debemos considerar 6 aspectos fundamentales para un funcionamiento correcto. A continuación los detallamos.

La construcción de una nómina de trabajadores puede variar dependiendo de las leyes y regulaciones locales, pero hay varios factores comunes que generalmente influyen en su elaboración, independientemente del país:

Salario base

Es la remuneración acordada entre el empleador y el empleado por el trabajo realizado durante un período de tiempo específico.

Horas trabajadas

Esto incluye las horas regulares y las horas extras. Las horas extras a menudo se pagan a una tasa más alta.

Deducciones legales

Estas pueden incluir impuestos sobre la renta, contribuciones a la seguridad social, y cualquier otra deducción requerida por la ley.

Beneficios y bonificaciones

Incluyen bonos de rendimiento, comisiones, subsidios de transporte o comida, entre otros.

Deducciones voluntarias

Incluyen contribuciones a planes de pensiones o de salud, donaciones a organizaciones benéficas, pagos de préstamos de la empresa, entre otros.

Ausencias y licencias

Las ausencias no pagadas o las licencias (como la licencia por enfermedad o maternidad) pueden afectar el salario neto del empleado.

Finalización del empleo

Si un trabajador deja la empresa, puede haber pagos finales como la indemnización por despido o el pago de las vacaciones no utilizadas.

Bajas justificadas

Se trata de las ausencias del empleado por motivos como enfermedad, maternidad, paternidad o cualquier causa que entre bajo protección de las leyes.

Beneficios de hacer las nóminas en una plantilla de Excel

Crear una nómina en Excel para el pago a tus trabajadores es una práctica que te beneficiará en el ahorro en tiempo en calcular la remuneración. Esto puede ser de mucha ayuda en empresas pequeñas o medianas que aun no puede invertir en la planilla de nóminas. Aquí nombraremos algunos beneficios.

1- Ahorrar recursos

Podemos ahorrar recurso humano al reducir la cantidad de personas que se encargan tanto de hacer los cálculos, como de las revisiones. Asimismo, prescindimos de recursos como calculadoras y equipos similares, para ocupar solo el computador. Esto a su vez permite un ahorro de tiempo al reducir la cantidad de trabajo que implica el proceso.

2- Reducir el impacto ambiental

En nuestros días difícilmente encontraremos una nómina de trabajadores generada en hojas de papel. Esta es una buena práctica para reducir el impacto ambiental. Además, el cálculo de nómina en Excel permite reducir los errores y por ende, un menor desperdicio de papel a la hora de imprimir.

3- Mejorar el trabajo de los empleados

Una nómina de empleados en Excel permite reducir los márgenes de error en un porcentaje muy amplio. Esto efectivamente hará que los pagos sean más precisos y que los trabajadores tengan menos reclamos. Igualmente, la información generada siempre estará disponible para cualquier información que se requiera. 

Descargar formato de plantilla de nómina en Excel gratis

Si bien podemos crear nuestra propia nómina de empleados en Excel, en Ninja Excel tenemos una plantilla que será ideal para ti. Con esta opción solamente tendrás que descargar el archivo y comenzar a insertar los datos para calcular la nómina. En ese sentido, descarga desde aquí la plantilla de remuneraciones en Excel y revisa la explicación de la misma que esta en el video más abajo.

En el siguiente video, conocerás cómo armar una plantilla de nómina de trabajadores.

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